Quản Lý & Tổ Chức Sự Kiện (Phần 2)

Ở phần 1 HSV Media đã nói về cách lên kế hoạch và những công việc cần chuẩn bị trước khi sự kiện diễn ra thì trong phần này, Chúng Tôi sẽ chia sẻ đến bạn những gì cần phải làm trong và sau sự kiện. Các bạn hãy tiếp tục cùng HSV Media theo dõi bài viết dưới đây để biết thêm những tips tổ chức & quản lý sự kiện thật hiệu quả nhé!

24 GIỜ TRƯỚC KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1. Luôn giữ bình tĩnh

Một ngày trước khi diễn ra sự kiện là khoảng thời gian bạn cần phải giữ tinh thần thật bình tĩnh để kiểm tra và xử lý các vấn đề nhằm đảm bảo rằng mọi thứ đã được chuẩn bị đầy đủ và không có thiếu sót gì. Thêm vào đó, khi bạn bình tĩnh bao nhiêu thì các thành viên trong team của bạn sẽ bình tĩnh bấy nhiêu. Từ đó, mọi người sẽ làm việc hiệu quả hơn.

Đối với các sự kiện quan trọng, bạn đều phải lường trước được những vấn đề có thể xảy ra và phải luôn bình tĩnh để biết làm thế nào có thể xử lý nó. Tuy nhiên, bạn cũng không nên đặt nặng vấn đề, vì nó có thể làm cho bạn áp lực, hãy thư giãn và sự nổ lực của bạn sẽ được đền đáp.

2. Kiểm tra lại tất cả mọi thứ

Mặc dù bạn đã chuẩn bị mọi thứ rất kỹ lưỡng nhưng tốt nhất trước khi sự kiện diễn ra, bạn và team của mình phải phối hợp cùng nhau kiểm tra mọi thứ lại một lần nữa. Quan trọng hơn hết, bạn phải quan tâm đến từng thành viên để xem họ có thật sự phù hợp với công việc bạn giao hay không? Mọi người có hài lòng với công việc đó không?,… Nếu không, hãy nói chuyện với họ và tìm ra những giải pháp để khắc phục kịp thời. Một đội ngũ nhân sự đoàn kết, nhiệt tình và chuyên nghiệp sẽ giúp cho chương trình sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ và thành công hơn.

3. Kiểm tra tất cả các lời mời và xác nhận số lượng khách mời tham dự

Đối với hầu hết các sự kiện, số lượng người phản hồi thư mời sẽ không phải là số lượng thực tế sẽ tham gia chương trình. Ví dụ như 50 người thông báo rằng họ sẽ tham gia, nhưng cuối cùng số người tham dự có thể là 10, 20 người hoặc thậm chí là 100, 200 người. Vì vậy, nếu bạn biết được số lượng người tham dự thì cũng phải dự tính trước tình huống này xảy ra để có phương án xử lý phù hợp.

Bạn nên chọn những phương thức phù hợp để mời khách đến dự sự kiện của bạn. Bằng một tấm thiệp mời đầy đủ thông tin, một cuộc gọi điện thoại hoặc tin nhắn lịch sự, bạn hoàn toàn có thể làm cho khách mời nhớ đến sự kiện của mình.

4. Kiểm tra lại nơi tổ chức sự kiện

Bạn phải đến địa điểm tổ chức sự kiện để kiểm tra xem khu vực sự kiện đã sạch sẽ và được sắp xếp đúng theo kế hoạch chưa? Tất cả các thiết bị có hoạt động tốt hay không? Tốt nhất bạn nên kiểm tra lại mọi thứ một lần nữa. Kiểm tra số lượng người tham gia thực hiện chương trình. Theo đó, bạn có thể nhờ ai đó mà bạn tin tưởng để giúp đỡ những công việc khẩn cấp, chăm sóc khách hàng hay những vấn đề bên ngoài phát sinh ngoài kế hoạch,…

5. Chuẩn bị các vật dụng cần thiết cho sự kiện

Những vật dụng cần thiết cho sự kiện bao gồm: chai nước, bánh ngọt, giấy note, bút bi, sổ tay,… Thêm vào đó, một món quà lưu niệm sẽ là vật giúp bạn nhận được sự chú ý từ khách hàng. Sự chuẩn bị chu đáo của bạn sẽ làm cho khách hàng có cảm giác được quan tâm và sẽ có ấn tượng tốt với sự kiện của bạn.

6. Lên danh sách các công việc cần làm

Danh sách các thông tin và công việc cần làm nên được sắp xếp theo thứ tự thời gian và chia ra từng khu vực cụ thể. Chuẩn bị sẵn một kế hoạch chi tiết cho các hoạt động quan trọng theo từng bộ phận khác nhau sẽ thực sự hữu ích cho bạn và mọi người trong suốt quá trình diễn ra sự kiện. Người dẫn chương trình có thể có một danh sách các vị trí khách hàng sẽ phát biểu và biết họ đang ngồi ở đâu và khi nào họ sẽ phát biểu. Đồng nghiệp của bạn có danh sách về các thiết bị, timeline chương trình,… Công việc được phân chia và lên kế hoạch rõ ràng sẽ giúp sự kiện diễn ra thuận lợi và suôn sẻ nhất.

7. Chuẩn bị một danh sách chi tiết các thiết bị, dụng cụ mà bạn cần phải mang đến địa điểm tổ chức

Sẽ rất tệ khi mọi khâu đều có sẵn, khách hàng đã có mặt ở sự kiện và bạn nhận ra là bạn đã quên không mang ly, khăn,… tới sự kiện. Và kết quả là sự kiện của bạn sẽ thiếu chuyên nghiệp và mất điểm trong mắt khách hàng. Hãy chắc chắn rằng bạn đã kiểm tra thật kỹ mọi thứ. Nếu bạn có quá nhiều việc trong khâu tổ chức thì bạn nên phân công từng người cho từng nhiệm vụ cụ thể. Bố trí công việc cho từng người sẽ giúp quá trình sắp xếp và bố trí sự kiện diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn, đảm bảo chất lượng cho sự kiện.

CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀO NGÀY SỰ KIỆN DIỄN RA

1. Có mặt sớm trước khi sự kiện diễn ra

Trước khi sự kiện bắt đầu bạn nên kiểm tra xem tất cả các khâu như: nhân sự đã có mặt chưa và những thiết bị cần thiết có hoạt động tốt không? Còn có bất kỳ vấn đề nào phát sinh hay không. Khi mọi thứ đều đã được chuẩn bị sẵn sàng thì công việc duy nhất bạn có thể làm là chờ sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch.

Hãy chắc chắn rằng các thành viên của ban tổ chức đều có dấu hiệu để nhận biết riêng (đồng phục, huy hiệu…) , việc đó giúp bạn dễ dàng kiểm soát nhân sự và giúp cho khách hàng không gặp khó khăn khi cần sự hỗ trợ từ ban tổ chức.

2. Sắp xếp ổn định mọi công việc từ ngoài vào trong

Một tấm quảng cáo ở cửa, những thông tin trên cửa dọc của các hành lang. Bạn phải đảm bảo rằng khách hàng của mình không phải lang thang tìm kiếm nơi tổ chức mà không có bất kỳ sự hướng dẫn cụ thể nào.

Biểu ngữ chào mừng và thông tin ở phía trước nơi diễn ra sự kiện đặc biệt hữu ích giúp khách hàng của bạn nhanh chóng nhận ra sự kiện mà họ tham gia diễn ra ở đâu, họ đi đúng hay không.

Chào đón khách mời: Khách hàng rất thích khi sự xuất hiện của mình được chào đón và mọi thắc mắc đều được giải đáp và nhận được sự giúp đỡ tận tình.

3. Mỗi thành viên phải biết rõ nhiệm vụ và công việc của mình

Nếu sự kiện xảy ra các sự cố gây trì hoãn các hoạt động khác như: MC, ca sĩ đến muộn, thiết bị bị lỗi,… Bạn nên thông báo đền khách hàng về sự thay đổi lịch trình. Rất ít sự kiện có thể diễn ra suôn sẻ, đúng theo kế hoạch, chính vì lẽ đó nên bạn phải khéo léo xử lý để làm khách mời yên tâm và vui vẻ tiếp tục tham dự sự kiện.

4. Cần có một nhiếp ảnh gia

Bạn nên sắp xếp một thợ chụp hình để lưu lại những khoảnh khắc nổi bật và ý nghĩa trong sự kiện vì sự kiện này sẽ chỉ diễn ra một lần duy nhất. Hãy để một người chuyên nghiệp giúp bạn thực hiện công việc này và hãy đưa cho họ tất cả thông tin và những gợi ý về những hình ảnh mà bạn mong muốn sẽ được ghi lại.

5. Phân chia công việc sau khi sự kiện kết thúc

Sau khi sự kiện kết thúc, bạn và các thành viên trong team nên kiểm tra để chắc chắn rằng không ai bỏ quên những vật dụng cá nhân có giá trị tại sự kiện. Kiểm tra lại các thiết bị, dụng cụ, nếu phát hiện có gì hư hỏng, hãy liên hệ với địa điểm tổ chức để kịp thời sửa chữa.

6. Cần chú trọng đến quá trình sau sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, sẽ có những công việc mà bạn cần thực hiện như:

• Gửi lời cảm ơn đến tất cả các thành viên trong nhóm, các nhà tài trợ và tình nguyện viên bởi vì sự kiện không thể thành công nếu chỉ có mình bạn.
• Ngoài ra, bạn cũng nên cảm ơn các đối tác, các nhà tài trợ, khách mời đến tham dự. Đây là sẽ cách giúp bạn ghi điểm trong mắt khách hàng.
• Tặng những phần quà lưu niệm hoặc các ấn phẩm khác cho khách mời. Món quà đó sẽ giúp khách mời ấn tượng với sự kiện của bạn hơn.
• Đăng các sự kiện hình ảnh lên trang web, mạng xã hội,... Bằng cách này, bạn sẽ giúp sự kiện của mình được quảng bá hiệu quả, làm tăng độ uy tín và chuyên nghiệp cho cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp của bạn.

7. Đánh giá sau sự kiện

Sau mỗi sự kiện, bạn cần tự đánh giá kết quả thông qua quá trình diễn ra sự kiện và từ đó rút kinh nghiệm cho chính mình vì điều này rất quan trọng để chúng ta có thể cải thiện được những sự kiện tiếp theo theo chiều hướng tốt hơn. Hãy phân tích và tìm hiểu những ý kiến ​​phản hồi từ khách mời hoặc đồng nghiệp của bạn, sau đó cùng nhau phân tích và tìm ra giải pháp tốt hơn.

Hy vọng qua hai phần về cách tổ chức & quản lý sự kiện mà HSV Media đã chia sẻ, bạn sẽ biết thêm được nhiều thông tin và kiến thức bổ ích liên quan đến lĩnh vực sự kiện. Thông qua đó, bạn sẽ biết cách vận hành và tổ chức chương trình hiệu quả cũng như mang đến những sự kiện thành công nhất cho chính doanh nghiệp của mình

HSV Media – Công Ty Cho Thuê Thiết Bị Sự Kiện & Tổ Chức Sự Kiện Uy Tín Tại TPHCM

Hotline: 0362.209.208

Website: https://hsvmedia.vn/