Quản Lý & Tổ Chức Sự Kiện (Phần 1)

Tổ chức sự kiện là một công việc khá khó khăn và không thể thành công nếu như khâu chuẩn bị và tổ chức qua loa, thiếu chuyên nghiệp. Chính vì lẽ đó, muốn tổ chức được một sự kiện thành công thì bạn phải trải qua quá trình chuẩn bị lâu dài từ khâu chuẩn bị, lên kế hoạch, thi công, lắp đặt, vận hành đến khi sự kiện kết thúc. Bài viết dưới đây, HSV Media sẽ cung cấp cho bạn quá trình thực hành tổ chức & quản lý sự kiện một cách chi tiết và rõ ràng nhất. Hãy cùng HSV Media khám phá bài viết này nhé!

LÊN KẾ HOẠCH 1 THÁNG TRƯỚC SỰ KIỆN

1. Xác định mục đích của sự kiện

Trước khi muốn lên kế hoạch sự kiện, đầu tiên bạn cần xác định mục đích sự kiện một cách rõ ràng. Việc xác định mục đích sẽ giúp bạn kiểm soát những công việc bạn đang làm hiệu quả và chuẩn xác hơn.

Hãy xem việc tự đặt câu hỏi là một việc rất cần thiết. Đó là cốt lõi để bạn thành công khi bạn muốn tổ chức một sự kiện và tất nhiên là mọi việc sẽ dễ dàng hơn khi bạn biết chính xác bạn muốn gì và sẽ làm gì.

2. Thiết lập mục tiêu

Mục tiêu mà bạn muốn đạt được thông qua sự kiện là gì? Chính xác hơn là bạn muốn nhận được thành quả gì sau khi sự kiện kết thúc? Đó sẽ là tất cả mục tiêu bạn đề ra và mong muốn đạt được sau sự kiện. Mục tiêu của bạn có thể là: gia tăng doanh số, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, quảng bá thương hiệu, mở rộng mối quan hệ,… Khi đã xác định được mục tiêu bạn nên tập trung vào nó và tìm những phương pháp để đạt được những mục tiêu một cách trọn vẹn nhất.

3. Điều động nguồn lực nhân sự

Một nguồn nhân sự làm việc hiệu quả là khi nguồn nhân lực đó bao gồm nhiều thành viên có các kỹ năng khác nhau từ khâu chuẩn bị lên kế hoạch và ngân sách, làm thiệp mời và áp phích, chào đón khách hàng và cả công việc hậu cần sau sự kiện. Nói cách khác, nguồn nhân sự giỏi sẽ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công nhất. Tuy nhiên, bạn vẫn cần giám sát và làm việc chung với đội ngũ nhân sự để chắc chắn rằng mọi việc được thực hiện đúng quy trình và thời gian dự kiến. Ngoài ra, sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên làm cho công việc dễ dàng và trôi chảy hơn.

Nếu bạn không thể sắp xếp được đội ngũ nhân sự phù hợp thì bạn nên thuê một nhóm chuyên trách, thi công, lắp đặt các loại hình sự kiện để đảm bảo sự kiện diễn ra trọn vẹn.

4. Xác định ngân sách

Việc xác định nguồn ngân sách sẽ giúp bạn có kế hoạch hợp lý và những giải pháp phù hợp hơn để tránh gây lãng phí và mang lại hiệu quả cao nhất dựa trên kế hoạch ngân sách đã lập ra. Hãy nhớ rằng: một sự kiện với quy mô nhỏ, đơn giản nhưng tổ chức tốt sẽ thành công hơn một sự kiện hoành tráng nhưng tổ chức với nhiều thiếu sót và sơ sài.

5. Quyết định thời gian và địa điểm

Khi quyết định thời gian và địa điểm bạn cần cân nhắc lựa chọn thời gian và địa điểm phù hợp và thuận tiện để khách mời có thể đến dự đông đủ nhất. Tốt nhất bạn nên lựa chọn vào cuối tuần hoặc các buổi tối để đảm bảo khách mời có thời gian rảnh để đến dự tiệc. Số lượng khách mời tham gia sự kiện cũng là một yếu tố quyết định thành công của chương trình.

Thêm vào đó, khi xác định thời gian tổ chức bạn cần lưu ý tránh trùng với thời gian tổ chức của sự kiện khác. Một điều hiển nhiên là cho dù bạn tổ chức ở địa điểm nào bạn cũng cần phải đặt trước để chắc rằng sẽ không phát sinh rủi ro liên quan đến địa điểm tổ chức.

6. Công tác hậu cần

Bạn cần phân chia các công việc cho tổ hậu cần quản lý như: Nơi đậu xe, đồ ăn, thức uống, thiết bị, dụng cụ cần thiết cho buổi tiệc,… Điều quan trọng là bạn cần phải có thời gian bàn bạc với tổ hậu cần, cùng nhau phân chia công việc hợp lý và lên kế hoạch dự phòng để biết được cách giải quyết nếu sự kiện phát sinh ra các rủi ro nằm ngoài kế hoạch. Quá trình này sẽ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp hơn.

7. Quảng cáo và tiếp thị

Một tháng trước khi sự kiện diễn ra bạn nên lên kế hoạch và thực hiện những hoạt động truyền thông quảng bá bằng cách chuẩn bị băng rôn, áp phích được thiết kế 2D, 3D thể hiện rõ địa điểm, thời gian, tên của sự kiện, tên khách mời, phông nền hoặc là tag line cho sự kiện. Bạn có thể mất khá nhiều thời gian cho khâu chuẩn bị này, nhưng bằng cách này bạn sẽ giúp sự kiện có thời gian tạo sự tò mò và thu hút được sự quan tâm từ công chúng. Từ đó, quá trình tiếp thị và truyền thông sau sự kiện sẽ thuận lợi và hiệu quả hơn.

8. Tổ chức quản lý chính bản thân mình

Tổ chức một buổi sự kiện có thể sẽ khiến bạn cảm thấy mệt mỏi vì có quá nhiều việc phải làm và chuẩn bị. Tuy nhiên, bạn nên dành ít thời gian để thư giãn và mở Excel lên tự chuẩn bị một dự thảo kế hoạch các công việc cũng như hoạt động trong sự kiện này. Một vài bảng tính sẽ giúp bạn kiểm soát được các công việc hiệu quả.

Chuẩn bị timeline cho từng hoạt động cụ thể, lên danh sách tất cả nhân sự tham gia tổ chức, ghi chi tiết là họ sẽ làm ở khâu nào và khi nào cần hoàn thành công việc. Bằng cách đó bạn có thể sắp xếp thời gian của bản thân và giúp bạn phần nào giải tỏa căng thẳng vì công việc đã được sắp xếp cẩn thận.

2 TUẦN TRƯỚC KHI DIỄN RA SỰ KIỆN

1. Đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch

Thời gian này bạn cần quyết định rõ ràng và chắc chắn ngày, giờ, địa điểm tổ chức, danh sách và số lượng khách mời, đội ngũ nhân sự, tên của sự kiện,…Nếu có vấn đề gì xảy ra, bạn sẽ có thời gian để khắc phục kịp thời.

2. Quyết định lựa chọn nhân sự làm việc

Sau khi các yếu tố: ngân sách, thiết bị, lịch trình,... đã được lên kế hoạch rõ ràng thì đây cũng là thời điểm thích hợp để bạn đưa ra quyết định về đội ngũ nhân sự. Bạn phải đảm bảo rằng các thành viên đều sẽ đảm nhận tốt công việc của mình và phù hợp với vị trí đó. Thêm vào đó, bạn hãy chắc chắn rằng sẽ không có bất kỳ vấn đề nào phát sinh trong nội bộ, nội bộ phải đoàn kết và phối hợp ăn ý với nhau thì tiến độ cũng như chất lượng công việc mới được đảm bảo.

3. Phân chia công việc cho nhân sự và sắp xếp một người có kinh nghiệm để điều phối tất cả các hoạt động

Nếu sự kiện này là một sự kiện lớn, hãy để một người có khả năng điều hành và quản lý mọi hoạt động cũng như công việc của nhóm .Nhiệm vụ của các thành viên trong nhóm là phải dành thời gian để gặp gỡ, giải quyết cũng như tham khảo ý kiến ​​của các chuyên gia và người có kinh nghiệm trước khi sự kiện này được bắt đầu. Về cơ bản họ sẽ truyền tải kinh nghiệm làm việc và giúp thúc đẩy tinh thần để mọi người có thể hoàn thành tốt công việc.

4. Thông báo sự kiện trên các trang web & mạng xã hội

Sự kiện của bạn sẽ được quảng bá rộng rãi hơn nếu như bạn biết cách sử dụng tốt các công cụ tiếp thị. Ngoài việc thông báo sự kiện trên các nền tảng mạng xã hội như: Facebook, Twitter,…. Bạn nên sử dụng các công cụ khác như trên trang web, các blog,..

Và tất nhiên, trang web, blog, Facebook,… của sự kiện chính là một công cụ truyền thông cực kỳ hiệu quả. Thêm vào đó, bạn có thể gửi lời mời, lời nhắc nhở, hoặc trực tiếp đo lường được số lượng tham gia và sự phản hồi của khách mời.

5. Kêu gọi ngân sách từ các nhà tài trợ hoặc từ các nguồn khác nhau

Phải có một tài khoản tạm thời để thanh toán các chi phí ban đầu bao gồm: địa điểm, trang thiết bị, thực phẩm,.... Một số nhà cung cấp có thể yêu cầu bạn thanh toán trước khi diễn ra sự kiện, vì bạn luôn phải có một tài khoản tạm ứng từ ngân sách.

Bạn phải chắc chắn rằng bạn luôn có một hệ thống ghi chép và thu gom các giấy tờ và chứng từ sự kiện như: hóa đơn, phiếu thu, các loại biên bản giao hàng, giao nhận,… Bạn cần lưu lại tất cả các chứng từ này để giúp quá trình nghiệm thu sau này thuận lợi hơn. Quá trình tìm kiếm nguồn tài trợ có thể tốn thời gian và công sức, nhưng nó cũng có thể giúp bạn thu được số tiền lớn hơn để tổ chức sự kiện của bạn thành công.

6. Quảng bá sự kiện

Bạn phải suy nghĩ và lên phương án truyền thông để giới thiệu cho mọi người biết đến sự kiện của bạn và hãy chắc chắn rằng thông tin bạn cung cấp phải hoàn toàn đầy đủ. Việc bạn nên làm là chuẩn bị tài liệu phát hành quảng cáo, thông báo cho các phương tiện truyền thông, gửi thư, gọi điện thoại, gửi tin nhắn, gặp gỡ khách hàng và các nhà tài trợ tiềm năng.

Bạn phải xác định xem khách hàng của mình thuộc thành phần nào trong xã hội để có hướng tiếp cận phù hợp và thành công nhất. Nếu khách hàng của bạn là sinh viên, những người nội trợ, hay doanh nhân,… bạn có thể tiếp cận họ ở đâu và vào thời gian như thế nào?

7. Chuẩn bị các giấy tờ cũng như vật dụng cần thiết cho sự kiện: trò chơi, quà lưu niệm, giấy phép….

Trong một sự kiện sẽ có rất nhiều việc nhỏ và lặt vặt mà đôi khi bạn sẽ không chú ý chính vì thế phải chắc chắn rằng bạn chú ý đến những điều nhỏ nhất. Bạn không nên các vấn đề như: quên bàn ghế, thiết bị âm thanh, ánh sáng, thiết bị trình chiếu như màn hình led, bảng hiệu, khăn trải bàn và những vật dụng quan trọng khác.

Chính vì thế bạn phải không ngừng suy nghĩ về các chi tiết và ghi ra tất cả những gì bạn có thể nhớ tới. Bạn phải chắc chắn một điều là bất kỳ vấn đề gì xảy ra, bạn đều có thể xử lý được.

8. Chuẩn bị mọi yếu tố cần thiết cho sự kiện của bạn

Chuẩn bị các khâu từ hình ảnh, video, đến vấn đề nước và đồ ăn là công việc tất yếu của sự kiện. Ngoài ra, bạn nên kiểm tra và xác định khách mời có ăn chay hay chế độ ăn uống nào đặc biệt không để bạn có thể chuẩn bị phù hợp. Yếu tố này sẽ giúp ghi điểm tuyệt đối trong mắt khách hàng vì sự tỉ mỉ và quan tâm của nhà tổ chức sự kiện đối với khách hàng. Thêm vào đó, việc sắp xếp bàn ghế, phông nền, micro, loa, máy tính, máy chiếu LCD tất cả đều phải sắp xếp sẵn ở nơi tổ chức.

9. Chuẩn bị danh sách liên lạc

Lên một danh sách tất cả các số điện thoại, địa chỉ và email của các thành viên trong nhóm để bạn không cần phải mất thời gian tìm kiếm khi có việc cần liên lạc. Ngoài ra, bạn cũng cần chọn một danh sách liên lạc tương tự để lưu lại thông tin của khách VIP và các nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ.

10. Khảo sát địa điểm tổ chức

Khảo sát địa điểm tổ chức là công việc vô cùng cần thiết, bạn cần phải xác định rõ không gian tổ chức, nơi đỗ xe, nhà vệ sinh, lối vào và lối thoát hiểm. Về cơ bản là bạn phải nắm thật rõ nơi tổ chức sự kiện như lòng bàn tay bạn. Thêm vào đó, bạn nên liên lạc với những người chịu trách nhiệm và quản lý địa điểm tổ chức sự kiện, họ sẽ là người chia sẻ với bạn một số điều lưu ý để bạn cần nắm rõ như: quy định nơi tổ chức, thời gian đóng và mở cửa, chuông báo động,… Từ đó, bạn sẽ kiểm soát được những hoạt động trong không gian sự kiện một cách thuận tiện và dễ dàng hơn.

Qua bài viết trên, HSV Media hy vọng bạn sẽ có thêm nhiều thông tin bổ ích về cách thực hành tổ chức và quản lý một sự kiện hiệu quả. Hãy cùng HSV Media đón chờ thêm phần 2 để biết thêm nhiều kiến thức hay về sự kiện nữa nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ

Công Ty Thiết Bị Tổ Chức Sự Kiện HSV Media - Chuyên Cho Thuê Màn Hình Led, Âm Thanh Ánh Sáng, Thiết Bị Sự Kiện Uy Tín Hàng Đầu TPHCM

HOTLINE: 0362.209.208

WEBSITE: https://hsvmedia.vn/