Công Tác Hậu Cần Trong Tổ Chức Sự Kiện

Khi nhắc đến công việc hậu cần, không ít người sẽ hiểu đó là những công việc nhỏ nhặt phía sau hậu trường và tổ hậu cần chỉ làm những việc vặt không quan trọng. Vậy điều đó có thật sự đúng hay không? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp hết mọi thắc mắc liên quan đến công tác hậu cần trong tổ chức sự kiện.

CÔNG TÁC HẬU CẦN TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐÓNG VAI TRÒ GÌ?

Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, hậu cần không chỉ là những công việc nhỏ làm trước khi bắt đầu sự kiện mà còn bao gồm các công việc phức tạp khác phải làm liên tục cho đến khi sự kiện kết thúc. Các hoạt động hậu cầu giúp chương trình sự kiện được tiến hành theo đúng mục tiêu đặt ra.

Trên thực tế, người làm công tác hậu cần được coi là những người hùng thầm lặng trong suốt quá trình diễn ra sự kiện. Họ không xuất hiện dưới ánh hào quang trên sân khấu giống MC dẫn chương trình hay những vị đại biểu, nghệ sĩ,…. Mà thay vào đó, họ là người nhân viên phía sau cánh gà đang tất bật để cố gắng mang đến những màn trình diễn chất lượng và mang đến cho người tham dự chương trình một sự kiện hoàn hảo nhất. Có thể nói, chúng ta khó mà tạo được sự kiện thành công nếu không có sự hỗ trợ của công tác hậu cần.

NHỮNG CÔNG VIỆC CỦA TỔ HẬU CẦN TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1. Lên kế hoạch hậu cần

Với bất kỳ một sự kiện nào cũng đều cần lên kế hoạch, đặc biệt trong công tác hậu cần. Bản kế hoạch càng chi tiết sẽ giúp tổ hậu cần có thể thực hiện tốt công việc. Các công việc mà nhân viên hậu cần làm là: lắp đặt, thiết kế sân khấu sự kiện, truyền thông sự kiện, setup chương trình,...

2. Xây dựng đội ngũ nhân viên hậu cần

Hoạt động hậu cần là sự kết hợp của tất cả các nguồn lực. Với các sự kiện lớn, chương trình cần số lượng lớn nhân viên nhân sự để hoàn thành công việc cho kịp tiến độ sự kiện. Các nhân viên tổ chức sự kiện cần có kỹ năng làm việc nhóm, kết hợp ăn ý với nhau, có khả năng giải quyết vấn đề để xử lý những tình huống phát sinh bất ngờ.

3. Kiểm soát và phối hợp các hoạt động hậu cần

Việc triển khai công tác hậu cần luôn gắn liền với hoạt động kiểm soát nhằm hạn chế những rủi ro xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện. Công tác kiểm soát và phối hợp hậu cần mang tính tất yếu trong tất cả các loại hình sự kiện, từ tổ chức sự kiện khai trương, khánh thành hay tổ chức sự kiện âm nhạc.

4. Dự tính và xử lý các rủi ro trong sự kiện

Tổ chức sự kiện luôn tìm ẩn những rủi ro có thể xảy ra bất cứ lúc nào, trong đó nguyên do có thể phát sinh từ thiết bị, nhân viên, hay từ chính khách mời. Thậm chí có nhiều tình huống bất khả kháng nên vai trò hoạt động hậu cần được chú trọng hơn. Chính vì thế, người làm công tác hậu cần đòi hỏi phải có kinh nghiệm và khả năng nắm bắt tình huống nhanh cũng như nên dự tính trước những vấn đề có thể xảy ra để có cách giải quyết phù hợp.

MỨC LƯƠNG CỦA NHÂN VIÊN HẬU CẦN SỰ KIỆN LÀ BAO NHIÊU?

Mức lương hậu cần có thể được tính theo sự kiện từ 1.000.000 - 10.000.000 VNĐ tùy vị trí phụ trách và quy mô sự kiện. Tuy nhiên, điều phối viên sẽ có mức lương trung bình khoảng 3.000.000 đồng/sự kiện hoặc nhận lương cứng theo tháng là 10 triệu đồng/tháng. Ngoài ra, hậu cần sự kiện còn có thể nhận thêm lương thưởng, hoa hồng hoặc phụ cấp khi làm thêm giờ.

NHỮNG YẾU TỐ CẦN CÓ CỦA THÀNH VIÊN BAN HẬU CẦN LÀ GÌ?

1. Đam mê và nhiệt huyết

Bất cứ công việc gì nếu bạn muốn thành công thì đều cần đam mê và nhiệt huyết, đặc biệt là một công việc có tính đặc thù như hậu cần. Quan trọng hơn hết là bạn cần lưu ý chăm sóc sức khỏe cho thật tốt vì công tác hậu cần khá vất vả.

2. Kỹ năng lên kế hoạch

Công việc dễ trở nên rắc rối và khó khăn nếu bạn không biết lập một kế hoạch công việc một cách hợp lý. Lượng công việc của một hậu cần rất lớn nên nếu không có kế hoạch trước thì công việc của bạn sẽ không được suôn sẻ. Từ đó, đối tác và khách hàng của bạn sẽ đánh giá doanh nghiệp của bạn có ban hậu cần kém chất lượng.

3. Kỹ năng làm việc nhóm

Một hậu cần sẽ phải tiếp xúc và làm việc chung với rất nhiều người nên kỹ năng làm việc nhóm là vô cùng cần thiết. Bạn cần phải phối hợp nhịp nhàng với các đối tác và khách hàng để hoàn thành công việc tốt nhất có thể.

4. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Ban hậu cần luôn trong trạng thái làm việc bận rộn với rất nhiều công việc cần phải giải quyết. Đương nhiên, không phải lúc nào mọi việc cũng đều suôn sẽ theo như dự định nên vì vậy kỹ năng giải quyết vấn đề là vô cùng quan trọng trong các tình huống khẩn cấp nhằm giảm thiểu nhiều nhất các rủi ro gây tổn hại đến doanh nghiệp của bạn.

5. Cẩn thận và tỉ mỉ

Công việc của hậu cần rất cần sự cẩn thận và tỉ mỉ trong mọi việc vì bạn phải chịu trách nhiệm cho những việc như chuẩn bị thiết bị sự kiện cho đến việc điều phối xe để vận chuyển hàng hóa đến khách hàng. Từ đó, giúp bạn hạn chế hầu hết các rủi ro không đáng có.

CÔNG TY THIẾT BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN - HSV MEDIA

Qua bài viết trên, HSV Media hy vọng bạn có thể hiểu được các công việc hậu cần và biết được nhiều thông tin bổ ích để tổ chức được một sự kiện thành công. HSV Media – đơn vị chuyên cho thuê thiết bị sự kiện và tổ chức sự kiện hàng đầu TPHCM. Mọi thắc mắc cũng như thông tin chi tiết, quý khách hàng vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:

THÔNG TIN LIÊN HỆ CÔNG TY CHO THUÊ THIẾT BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN HSV MEDIA

Hotline: 0362.209.208

Website: https://hsvmedia.vn/

Địa Chỉ: 184/20 Lê Đình Cẩn, Phường Tân Tạo, Quận Bình Tân, TP.HCM