Những Rủi Ro Thường Xảy Ra Khi Tổ Chức Sự Kiện

RỦI RO TRONG KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ?

Những rủi ro trong tổ chức sự kiện được hiểu là những tình huống xảy ra nằm ngoài kế hoạch của sự kiện. Những tình huống này ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động và hiệu quả của chương trình. Thông thường, rủi ro sự kiện có thể xuất phát từ yếu tố con người, từ thiết bị sự kiện hoặc thời tiết. Nếu không có phương pháp xử lý kịp thời, những rủi ro có thể làm sự kiện bị gián đoạn, nghiêm trọng hơn là sự kiện có thể bị hủy và tổ chức vào ngày khác. Vì vậy việc dự đoạn trước các rủi ro và lập kế hoạch dự phòng rất quan trọng khi muốn tổ chức sự kiện thành công.

NHỮNG RỦI RO THƯỜNG GẶP KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1. Rủi ro về kỹ thuật của thiết bị sự kiện

Chắc bạn không còn quá bất ngờ khi tham gia một chương trình sự kiện và đôi khi gặp trường hợp như âm thanh bị nhiễu, rít, gây chói tai, hay là đèn bị tắt, mirco bị lỗi, màn hình trình chiếu bị hư,… Đây chính là rủi ro thường hay xảy ra nhất tại các chương trình sự kiện. Đa phần những tình huống này sẽ không gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả chương trình, nhưng cũng sẽ làm khách mời khó chịu khi phải chờ đợi và rất dễ làm tuột mạch cảm xúc người xem.

2. Rủi ro về an toàn thiết bị sự kiện

Vấn đề an toàn trong tổ chức sự kiện luôn được mọi người quan tâm, vì đây chính là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chương trình. Những rủi ro về an toàn thiết bị sự kiện thường xuất phát từ hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình led, nguồn điện, sân khấu. Khi tổ chức sự kiện ngoài trời, những rủi ro này sẽ rất khó khắc phục. Không ít các trường hợp sân khấu bị sập, hệ thống thiết bị bị chập điện, nguồn điện bị nổ do quá tải,… Trong rủi ro này, nếu không có biện pháp xử lý kịp thời sẽ rất nguy hiểm.

3. Rủi ro về an ninh sự kiện

Sự kiện là nơi tập trung đông người nên rất dễ xảy ra va chạm, rối loạn trật tự. Đặc biệt tại các sự kiện lớn, sự kiện ca múa nhạc,… nếu hệ thống an ninh không chặt chẽ sẽ phát sinh nhiều vấn đề như: mất đồ, xuất hiện các “vị khách không mời”, mâu thuẫn nội bộ,… Vì vậy, nếu an ninh sự kiện không được đảm bảo thì sự kiện rất dễ trở thành mớ hổn độn, mất kiểm soát.

4. Rủi ro vì sự kiện có nhiều trẻ em

Trẻ em rất hiếu động và thích chạy nhảy khắp nơi. Vì thế nên khi trẻ em tham gia sự kiện rất dễ bị lạc. Bằng chứng là khi đi sự kiện, đôi lúc chúng ta thường nghe thông báo tìm trẻ lạc. Hơn nữa, trẻ em rất hay đùa nghịch tại khu vực để thiết bị sự kiện, nếu không may có thể xảy ra tai nạn không đáng có. Vì vậy, những sự kiện có nhiều trẻ em nên cần chuẩn bị những kế hoạch như:

- Xây dựng loa phát thanh

- Nhắc nhở phụ huynh trông coi trẻ cẩn thận

- khóa nơi có nguồn điện và không nên cho trẻ đến gần các thiết bị sự kiện

- Xây dựng một khu vui chơi dành cho trẻ nhỏ.

5. Rủi ro về thời tiết

Thời tiết ảnh hưởng đến cả sự kiện trong nhà lẫn ngoài trời.Trường hợp sự kiện được tổ chức ngoài trời, yếu tố thời tiết sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện. Dù mưa bảo hay nắng gắt, với điều kiện thời tiết khắc nghiệt cũng sẽ gây một số rủi ro như sập lún, cháy nổ,…

6. Rủi ro cháy nổ từ hiệu ứng sân khấu

Để tăng thêm phần hoành tráng, các sự kiện thường kết hợp thêm các hiệu ứng như khói, lửa, pháo kim,… Những hiệu ứng giúp tạo nên không khí sôi động, kích thích người xem. Tuy nhiên những hiệu ứng này có thể gây ra nguy hiểm. Các tai nạn bỏng nóng, bỏng lạnh thường xuyên xảy ra tại các sự kiện.

CÁCH XỬ LÝ CÁC RỦI RO KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Để kịp thời xử lý các rủi ro thì điều quan trọng nhất phải làm là lên kế hoạch dự phòng để kịp thời xử lý sự cố trước khi sự kiện được diễn ra. Sau đây là một số cách xử lý rủi ro hiệu quả:

- Chuẩn bị máy phát điện và các loại sạc dự phòng, nhanh chóng chuyển các nguồn điện sang máy phát điện khi có sự cố mất điện xảy ra.

- Luôn sử dụng sản phẩm, thiết bị chính hãng đến từ các thương hiệu uy tín và phải kiểm tra thật kỹ trước khi tổ chức sự kiện để hạn chế việc xảy ra lỗi kỹ thuật.

- Đội ngũ kỹ thuật phải luôn theo sát quá trình diễn ra sự kiện để kịp thời xử lý tình huống xấu xảy ra.

- Đối với các sự kiện ngoài trời, cần chuẩn bị thêm ô, dù để phòng trường hợp nắng gắt hay mưa to.

- Cần lên kế hoạch tổ chức các hoạt động nhỏ như ca hát, các trò chơi để kéo dài thời gian khi có khách mời tới trễ hoặc khi sự kiện bị gián đoạn.

- Nên trang bị các bình chữa cháy xung quanh khuôn viên tổ chức sự kiện để phòng ngừa hỏa hoạn. Nếu không may hỏa hoạn xảy ra, hãy tắt hết các nguồn điện và lập tức sơ tán mọi người.

Sự kiện dù lớn hay nhỏ cũng đều có thể xảy ra những sự cố nằm ngoài tầm kiểm soát, nếu không có biện pháp khắc phục kịp thời sẽ dễ gây ra những hậu quả không mong muốn, ảnh hưởng đến hiệu quả sự kiện và nghiêm trọng hơn là gây nguy hiểm cho người tham dự sự kiện.

Với mong muốn tạo ra những sự kiện thành công, Chúng Tôi hy vọng qua bài viết trên, bạn sẽ biết thêm được nhiều thông tin về tổ chức sự kiện và sẽ khắc phục được những rủi ro trong quá trình diễn ra sự kiện. Liên hệ hotline: 0362.209.208 hoặc 0385.230.620 để nhận được sự tư vấn phù hợp nhất. Xin cảm ơn!