Hybrid Event – ​​New Trend of the Event Industry

WHAT IS A HYBRID EVENT?

Hybrid Event is a form of event organization in which there is a combination of two elements: "real" - with attendees and "virtual" - attendees not present in person. They use supporting technology tools such as social networks, Skype, Zoom, etc. To participate in this event, users use supporting technologies such as social networks, Skype, Zoom, and other tools. other tools. This is the reason that Hybrid Event is also known as a mixed event, where the flexible combination of these two environments creates a diverse and unique experience for participants.

Hybrid Event is a new form of organization and is increasingly being used, bringing interesting experiences to all offline and online attendees, helping to create widespread coverage, increase interaction with customers and colleagues. while bringing positive results to brands.

See More Other Services At HSV Media

ADVANTAGES AND DISADVANTAGES OF HYBRID EVENTS

1. Advantages of Hybrid Event

- Save event costs, especially costs related to travel, accommodation, venue rental, and personnel, while still maintaining equivalent efficiency compared to traditional events.

- Simultaneously combine the advantages of both live events and online events, thereby enhancing the experience for customers participating in the event.

- Hybrid Event offers flexibility, allowing customers and the public to participate without being bound by geographical location limitations. Viewers can participate in the event from anywhere and anytime as long as they have an internet connection and a device such as a smartphone, tablet, or laptop.

- Hybrid Event has the ability to reach a higher audience of potential customers. In addition, Hybrid events also minimize risks related to overcrowding, security, weather, and location issues, while increasing program flexibility.

2. Disadvantages of Hybrid Event

- Cần phải đảm bảo kết nối mạng tốt để đảm bảo sự kiện trực tuyến được diễn ra thuận lợi.

- Khi kết hợp hai hình thức sự kiện, có thể phát sinh khó khăn trong việc kiểm soát chất lượng âm thanh và hình ảnh.

- Để đạt được sự kết hợp hài hòa, đội ngũ tổ chức sự kiện cần có kỹ năng quản lý và phối hợp cao, để đảm bảo rằng sự kiện vừa hấp dẫn, vừa tương tác và mang lại hiệu quả cao cho người tham gia.

- Việc xử lý và giải quyết mọi vấn đề liên quan đến bảo mật và quyền riêng tư cũng đòi hỏi sự xem xét kỹ lưỡng, nhằm đảm bảo sự an toàn và uy tín cho cả khách hàng và khán giả tham gia sự kiện.

CÁC YÊU CẦU KỸ THUẬT & THIẾT BỊ TRONG HYBRID EVENT

Để tổ chức thành công Hybrid Event, bạn nên tập trung đầu tư vào các trang thiết bị kỹ thuật. Tuy nhiên, loại thiết bị cần sử dụng sẽ tùy thuộc vào đặc điểm cụ thể và quy mô của sự kiện. Nếu sự kiện tập trung vào mục đích quảng bá, có thể sử dụng các nền tảng mạng xã hội như Youtube, Facebook, TikTok,… Đối với các loại sự kiện như: hội thảo, hội nghị, biểu diễn âm nhạc và giải trí, yêu cầu về thiết bị kỹ thuật sẽ đặt ra cao hơn, đòi hỏi sự đa dạng và chất lượng cao hơn. Những trang thiết bị cần thiết để tổ chức sự kiện Hybrid bao gồm:

- Các thiết bị trình chiếu: Màn hình Led, TV, cable kết nối, capture hình ảnh web presenter, camera,.. những thiết bị này sẽ giúp cho việc trình chiếu nội dung, hình ảnh, video được rõ nét, chất lượng.

- Thiết bị âm thanh: Micro cầm tay, micro để bàn, soundcard, mixer,... giúp tạo ra âm thanh chất lượng cao, không bị nhiễu.

- Thiết bị kết nối: Máy tính, điện thoại, ipad, đường truyền internet, tai nghe chống ồn,... cũng rất quan trọng để kết nối, phát sóng và tương tác với khán giả.

Bên cạnh đó, có nhiều thiết bị khác như máy chiếu, đèn sân khấu, thiết bị quay phim, phần mềm livestream, tủ rack kỹ thuật và nhiều thiết bị khác. Việc xem xét và đầu tư một cách hợp lý cho tất cả những thiết bị này là quan trọng để đảm bảo chất lượng và hiệu suất tối ưu trong sự kiện Hybrid.

TỔ CHỨC SỰ KIỆN HYBRID CẦN LƯU Ý NHỮNG GÌ?

1. Hướng dẫn diễn giả sử dụng thiết bị

Hybrid Event một giải pháp tổ chức sự kiện tích hợp nhiều công nghệ liên quan đến kết nối từ xa với các diễn giả. Do đó, đội ngũ tổ chức cần chú ý đến một số điểm như sau:

- Đảm bảo cấp quyền truy cập và hướng dẫn diễn giả về cách sử dụng phần mềm tổ chức sự kiện. Khi kết nối từ xa, diễn giả nên đảm bảo ở một không gian yên tĩnh và sử dụng background của chương trình (nếu có).

- Đối với các diễn giả tham gia trực tiếp, quan trọng để hướng dẫn họ cách sử dụng các thiết bị hỗ trợ như điều khiển slide, màn hình led, màn hình tương tác, tai nghe và các công cụ khác.

- Ban tổ chức cần chuẩn bị một kịch bản phối hợp giữa các diễn giả để đảm bảo các hoạt động tương tác diễn ra một cách suôn sẻ.

2. Chuẩn bị kĩ các thiết bị hỗ trợ và đường truyền

Tiến hành kiểm tra liên tục các thiết bị hỗ trợ cho sự kiện, bao gồm:

- Microphone và loa

- Projector screen

- Computer devices that support online connection

- Network devices and connection technology

- Livestream equipment, cameras

During online events, organizations often prepare two separate Internet connections. One line is for guests to attend and another line is for connection and live broadcasting from the organizers.

3. Choose the appropriate connection platform

Today, there are many connection platforms that support Hybrid event organization. Choosing appropriate platforms should be based on customer requirements and the specific content of the event. Some platform selection criteria include:

- Expense

- Security level

- Interactive abillity

- Convenience and popularity

- Organize bilingual seminars

- Number of guests participating

- Total duration of the event

4. Notes on livestream events

Many live events on social media platforms often encounter issues related to audio copyright infringement, leading to muted or interrupted videos, and can even be removed from the platform. These issues often stem from copyright infringement of audio in videos such as intros, intro music, or welcome music. For that reason, organizers need to be especially careful when choosing music to use during live streaming.

HYBRID EVENT EQUIPMENT RENTAL UNIT

HSV Media is a unit specializing in providing Hybrid Event equipment rental services. We always bring you solutions and modern and high-quality equipment to make your event successful and successful. impression. In addition, we are always ready to meet all your special requests, from consulting to installation and technical support throughout the event. If you need to organize a Hybrid event, please contact us with the information below:

See More Other Services At HSV Media

CONTACT INFORMATION EVENT EQUIPMENT RENTAL COMPANY HSV MEDIA

Hotline: 0362.209.208

Website:https://hsvmedia.vn/

Address: 184/20 Le Dinh Can, Tan Tao Ward, Binh Tan District, Ho Chi Minh City