Hybrid Event – ​​A New Trend in the Event Organizing Industry

WHAT IS A HYBRID EVENT?

Hybrid events combine two elements: "real"—with attendees—and "virtual"—attending without being physically present. To participate, users utilize supporting technologies such as social media, Skype, Zoom, and other tools. This is why hybrid events are also called mixed events, where the flexible combination of these two environments creates a diverse and unique experience for participants.

Hybrid events are a new and increasingly popular format, offering an engaging experience for both offline and online attendees, helping to create wider reach, increase customer interaction, and deliver positive results for brands.

See More Services at HSV Media

ADVANTAGES AND DISADVANTAGES OF HYBRID EVENTS

1. Advantages of Hybrid Events

- Save on event costs, especially those related to travel, accommodation, venue rental, and personnel, while maintaining comparable effectiveness to traditional events.

- Combining the advantages of both in-person and online events simultaneously enhances the experience for event participants.

- Hybrid events offer flexibility, allowing customers and the public to participate without being restricted by geographical location. Viewers can join the event from anywhere and anytime as long as they have an internet connection and a device such as a smartphone, tablet, or laptop.

- Hybrid events have the potential to reach a wider range of potential customers. Additionally, hybrid events minimize risks associated with overcrowding, security issues, weather, and location, while also increasing program flexibility.

2. Disadvantages of Hybrid Events

- A good network connection is essential to ensure the online event runs smoothly.

- Khi kết hợp hai hình thức sự kiện, có thể phát sinh khó khăn trong việc kiểm soát chất lượng âm thanh và hình ảnh.

- Để đạt được sự kết hợp hài hòa, đội ngũ tổ chức sự kiện cần có kỹ năng quản lý và phối hợp cao, để đảm bảo rằng sự kiện vừa hấp dẫn, vừa tương tác và mang lại hiệu quả cao cho người tham gia.

- Việc xử lý và giải quyết mọi vấn đề liên quan đến bảo mật và quyền riêng tư cũng đòi hỏi sự xem xét kỹ lưỡng, nhằm đảm bảo sự an toàn và uy tín cho cả khách hàng và khán giả tham gia sự kiện.

CÁC YÊU CẦU KỸ THUẬT & THIẾT BỊ TRONG HYBRID EVENT

Để tổ chức thành công Hybrid Event, bạn nên tập trung đầu tư vào các trang thiết bị kỹ thuật. Tuy nhiên, loại thiết bị cần sử dụng sẽ tùy thuộc vào đặc điểm cụ thể và quy mô của sự kiện. Nếu sự kiện tập trung vào mục đích quảng bá, có thể sử dụng các nền tảng mạng xã hội như Youtube, Facebook, TikTok,… Đối với các loại sự kiện như: hội thảo, hội nghị, biểu diễn âm nhạc và giải trí, yêu cầu về thiết bị kỹ thuật sẽ đặt ra cao hơn, đòi hỏi sự đa dạng và chất lượng cao hơn. Những trang thiết bị cần thiết để tổ chức sự kiện Hybrid bao gồm:

- Các thiết bị trình chiếu: Màn hình Led, TV, cable kết nối, capture hình ảnh web presenter, camera,.. những thiết bị này sẽ giúp cho việc trình chiếu nội dung, hình ảnh, video được rõ nét, chất lượng.

- Thiết bị âm thanh: Micro cầm tay, micro để bàn, soundcard, mixer,... giúp tạo ra âm thanh chất lượng cao, không bị nhiễu.

- Thiết bị kết nối: Máy tính, điện thoại, ipad, đường truyền internet, tai nghe chống ồn,... cũng rất quan trọng để kết nối, phát sóng và tương tác với khán giả.

Bên cạnh đó, có nhiều thiết bị khác như máy chiếu, đèn sân khấu, thiết bị quay phim, phần mềm livestream, tủ rack kỹ thuật và nhiều thiết bị khác. Việc xem xét và đầu tư một cách hợp lý cho tất cả những thiết bị này là quan trọng để đảm bảo chất lượng và hiệu suất tối ưu trong sự kiện Hybrid.

TỔ CHỨC SỰ KIỆN HYBRID CẦN LƯU Ý NHỮNG GÌ?

1. Hướng dẫn diễn giả sử dụng thiết bị

Hybrid Event một giải pháp tổ chức sự kiện tích hợp nhiều công nghệ liên quan đến kết nối từ xa với các diễn giả. Do đó, đội ngũ tổ chức cần chú ý đến một số điểm như sau:

- Đảm bảo cấp quyền truy cập và hướng dẫn diễn giả về cách sử dụng phần mềm tổ chức sự kiện. Khi kết nối từ xa, diễn giả nên đảm bảo ở một không gian yên tĩnh và sử dụng background của chương trình (nếu có).

- Đối với các diễn giả tham gia trực tiếp, quan trọng để hướng dẫn họ cách sử dụng các thiết bị hỗ trợ như điều khiển slide, màn hình led, màn hình tương tác, tai nghe và các công cụ khác.

- Ban tổ chức cần chuẩn bị một kịch bản phối hợp giữa các diễn giả để đảm bảo các hoạt động tương tác diễn ra một cách suôn sẻ.

2. Chuẩn bị kĩ các thiết bị hỗ trợ và đường truyền

Tiến hành kiểm tra liên tục các thiết bị hỗ trợ cho sự kiện, bao gồm:

- Microphone và loa

- Màn hình, máy chiếu

- Các thiết bị máy tính hỗ trợ kết nối trực tuyến

- Network devices and connectivity technologies

- Livestreaming equipment, cameras

For online events, organizers typically prepare two separate internet connections. One connection is for invited guests and the other is for the organizers to connect and broadcast live.

3. Choose the appropriate connection platform.

Today, there are many platforms that support hybrid event organization. Choosing the right platform should be based on client requirements and the specific content of the event. Some criteria for selecting a platform include:

- Expense

- Security level

- Interoperability

- Level of convenience and popularity

- Organize bilingual workshops

- Number of guests attending

- Total duration of the event

4. Notes regarding livestream events

Many live events on social media platforms often encounter issues related to audio copyright infringement, leading to video muting or interruptions, and potentially even removal from the platform. These problems usually stem from copyright violations of audio in video segments such as opening credits, intros, or welcome music. Therefore, organizers need to be especially careful when selecting music to use during live broadcasts.

EQUIPMENT RENTAL COMPANY FOR HYBRID EVENTS

HSV Media specializes in providing equipment rental services for Hybrid Events. We always offer our clients modern and high-quality equipment and solutions to ensure your event is successful and memorable. Furthermore, we are always ready to meet your specific requirements, from consultation to installation and technical support throughout the event. If you need to organize a Hybrid event, please contact us using the information below:

See More Services at HSV Media

CONTACT INFORMATION FOR HSV MEDIA EVENT EQUIPMENT RENTAL COMPANY

Hotline:0978.672.682

government:https://hsvmedia.vn/

Address: 184/20 Le Dinh Can Street, Tan Tao Ward, Binh Tan District, Ho Chi Minh City