Hybrid Event – Xu Thế Mới Của Ngành Tổ Chức Sự Kiện

HYBRID EVENT LÀ GÌ?

Hybrid Event là hình thức tổ chức sự kiện mà ở đó có sự kết hợp giữa 2 yếu tố “thực” – có người tham dự và “ảo” – người tham dự không có mặt trực tiếp. Để tham gia vào sự kiện này, người dùng sử dụng các công nghệ hỗ trợ như mạng xã hội, Skype, Zoom và các công cụ khác. Đây là lý do mà Hybrid Event còn được gọi là sự kiện hỗn hợp, nơi sự kết hợp linh hoạt giữa hai môi trường này tạo ra một trải nghiệm đa dạng và độc đáo cho người tham gia.

Hybrid Event là hình thức tổ chức mới mẻ và ngày càng được ưu tiên sử dụng, mang đến trải nghiệm thú vị cho tất cả người tham dự offline lẫn online, giúp tạo độ phủ rộng rãi, gia tăng tương tác với khách hàng, đồng thời đem lại hiệu quả tích cực cho các nhãn hàng.

Xem Thêm Các Dịch Vụ Khác Tại HSV Media

ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA SỰ KIỆN HYBRID

1. Ưu điểm của Hybrid Event

- Tiết kiệm chi phí cho sự kiện, đặc biệt là các chi phí liên quan đến đi lại, lưu trú, thuê địa điểm, và nhân sự, trong khi vẫn duy trì hiệu quả tương đương so với sự kiện truyền thống.

- Kết hợp đồng thời những ưu điểm của cả sự kiện trực tiếp và sự kiện trực tuyến, từ đó tăng cường trải nghiệm cho khách hàng tham gia sự kiện.

- Hybrid Event mang lại sự linh hoạt, cho phép khách hàng và công chúng tham gia mà không bị ràng buộc bởi các giới hạn về vị trí địa lý. Người xem có thể tham gia sự kiện từ bất kỳ đâu và bất kỳ khi nào chỉ cần có kết nối internet và một thiết bị như điện thoại thông minh, máy tính bảng, hoặc laptop.

- Hybrid Event có khả năng tiếp cận đối tượng khách hàng tiềm năng cao hơn. Ngoài ra, sự kiện Hybrid cũng giảm thiểu rủi ro liên quan đến người tham dự quá đông, vấn đề về an ninh, thời tiết, và vị trí tổ chức, đồng thời tăng cường khả năng linh hoạt cho chương trình.

2. Nhược điểm của Hybrid Event

- Cần phải đảm bảo kết nối mạng tốt để đảm bảo sự kiện trực tuyến được diễn ra thuận lợi.

- Khi kết hợp hai hình thức sự kiện, có thể phát sinh khó khăn trong việc kiểm soát chất lượng âm thanh và hình ảnh.

- Để đạt được sự kết hợp hài hòa, đội ngũ tổ chức sự kiện cần có kỹ năng quản lý và phối hợp cao, để đảm bảo rằng sự kiện vừa hấp dẫn, vừa tương tác và mang lại hiệu quả cao cho người tham gia.

- Việc xử lý và giải quyết mọi vấn đề liên quan đến bảo mật và quyền riêng tư cũng đòi hỏi sự xem xét kỹ lưỡng, nhằm đảm bảo sự an toàn và uy tín cho cả khách hàng và khán giả tham gia sự kiện.

CÁC YÊU CẦU KỸ THUẬT & THIẾT BỊ TRONG HYBRID EVENT

Để tổ chức thành công Hybrid Event, bạn nên tập trung đầu tư vào các trang thiết bị kỹ thuật. Tuy nhiên, loại thiết bị cần sử dụng sẽ tùy thuộc vào đặc điểm cụ thể và quy mô của sự kiện. Nếu sự kiện tập trung vào mục đích quảng bá, có thể sử dụng các nền tảng mạng xã hội như Youtube, Facebook, TikTok,… Đối với các loại sự kiện như: hội thảo, hội nghị, biểu diễn âm nhạc và giải trí, yêu cầu về thiết bị kỹ thuật sẽ đặt ra cao hơn, đòi hỏi sự đa dạng và chất lượng cao hơn. Những trang thiết bị cần thiết để tổ chức sự kiện Hybrid bao gồm:

- Các thiết bị trình chiếu: Màn hình Led, TV, cable kết nối, capture hình ảnh web presenter, camera,.. những thiết bị này sẽ giúp cho việc trình chiếu nội dung, hình ảnh, video được rõ nét, chất lượng.

- Thiết bị âm thanh: Micro cầm tay, micro để bàn, soundcard, mixer,... giúp tạo ra âm thanh chất lượng cao, không bị nhiễu.

- Thiết bị kết nối: Máy tính, điện thoại, ipad, đường truyền internet, tai nghe chống ồn,... cũng rất quan trọng để kết nối, phát sóng và tương tác với khán giả.

Bên cạnh đó, có nhiều thiết bị khác như máy chiếu, đèn sân khấu, thiết bị quay phim, phần mềm livestream, tủ rack kỹ thuật và nhiều thiết bị khác. Việc xem xét và đầu tư một cách hợp lý cho tất cả những thiết bị này là quan trọng để đảm bảo chất lượng và hiệu suất tối ưu trong sự kiện Hybrid.

TỔ CHỨC SỰ KIỆN HYBRID CẦN LƯU Ý NHỮNG GÌ?

1. Hướng dẫn diễn giả sử dụng thiết bị

Hybrid Event một giải pháp tổ chức sự kiện tích hợp nhiều công nghệ liên quan đến kết nối từ xa với các diễn giả. Do đó, đội ngũ tổ chức cần chú ý đến một số điểm như sau:

- Đảm bảo cấp quyền truy cập và hướng dẫn diễn giả về cách sử dụng phần mềm tổ chức sự kiện. Khi kết nối từ xa, diễn giả nên đảm bảo ở một không gian yên tĩnh và sử dụng background của chương trình (nếu có).

- Đối với các diễn giả tham gia trực tiếp, quan trọng để hướng dẫn họ cách sử dụng các thiết bị hỗ trợ như điều khiển slide, màn hình led, màn hình tương tác, tai nghe và các công cụ khác.

- Ban tổ chức cần chuẩn bị một kịch bản phối hợp giữa các diễn giả để đảm bảo các hoạt động tương tác diễn ra một cách suôn sẻ.

2. Chuẩn bị kĩ các thiết bị hỗ trợ và đường truyền

Tiến hành kiểm tra liên tục các thiết bị hỗ trợ cho sự kiện, bao gồm:

- Microphone và loa

- Màn hình, máy chiếu

- Các thiết bị máy tính hỗ trợ kết nối trực tuyến

- Các thiết bị mạng và công nghệ kết nối

- Thiết bị livestream, camera

Trong các sự kiện trực tuyến, tổ chức thường chuẩn bị hai đường truyền Internet riêng biệt. Một đường truyền dành cho khách mời tham dự và một đường truyền khác dành cho việc kết nối và phát sóng trực tiếp từ phía ban tổ chức.

3. Lựa chọn nền tảng kết nối phù hợp

Ngày nay, có nhiều nền tảng kết nối hỗ trợ tổ chức sự kiện Hybrid. Việc lựa chọn các nền tảng phù hợp cần dựa trên yêu cầu của khách hàng và nội dung cụ thể của sự kiện. Một số tiêu chí lựa chọn nền tảng như:

- Chi phí

- Mức độ bảo mật

- Khả năng tương tác

- Mức độ tiện lợi, phổ biến

- Tổ chức hội thảo song ngữ

- Số lượng khách mời tham gia

- Tổng thời lượng diễn ra sự kiện

4. Lưu ý với sự kiện livestream

Nhiều sự kiện trực tiếp trên các nền tảng mạng xã hội thường gặp vấn đề liên quan đến vi phạm bản quyền âm thanh, dẫn đến việc tắt tiếng hoặc gián đoạn video, thậm chí có thể bị gỡ khỏi nền tảng. Các vấn đề này thường xuất phát từ sự vi phạm bản quyền âm thanh trong các đoạn video như phần mở đầu, nhạc dạo, hoặc nhạc chào mừng. Vì lẽ đó, ban tổ chức cần đặc biệt cẩn trọng khi lựa chọn nhạc để sử dụng trong quá trình truyền trực tiếp.

ĐƠN VỊ CHO THUÊ THIẾT BỊ TỔ CHỨC HYBRID EVENT

HSV Media là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê thiết bị tổ chức Hybrid Event, Chúng Tôi luôn mang đến cho quý khách những giải pháp cùng những thiết bị hiện đại và chất lượng cao để sự kiện của bạn trở nên thành công và ấn tượng. Ngoài ra, Chúng tôi luôn sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu đặc biệt của bạn, từ việc tư vấn cho đến lắp đặt và hỗ trợ kỹ thuật trong suốt sự kiện. Nếu bạn có nhu cầu tổ chức sự kiện Hybrid hãy liên hệ với Chúng Tôi theo thông tin dưới đây:

Xem Thêm Các Dịch Vụ Khác Tại HSV Media

THÔNG TIN LIÊN HỆ CÔNG TY CHO THUÊ THIẾT BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN HSV MEDIA

Hotline: 0362.209.208

Website: https://hsvmedia.vn/

Địa Chỉ: 184/20 Lê Đình Cẩn, Phường Tân Tạo, Quận Bình Tân, TP.HCM