Quy Trình Xin Giấy Phép Tổ Chức Sự Kiện

Việc tổ chức các sự kiện để marketing sản phẩm, quảng bá hình ảnh thương hiệu, sự kiện thời trang, ca nhạc,… không thể tổ chức tùy ý mà phải thực hiện theo quy định của pháp luật về lĩnh vực tổ chức sự kiện. Chính vì lẽ đó, thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu khi cá nhân, doanh nghiệp muốn tổ chức sự kiện nào đó. Để tránh việc vi phạm cũng như các vấn đề khác không cần thiết khác, mời bạn cùng HSV Media tham khảo bài viết dưới đây để bạn thêm thông tin về các thủ tục tổ chức sự kiện.

NHỮNG SỰ KIỆN CẦN PHẢI XIN CẤP GIẤY PHÉP

Hiện nay, tất cả các sự kiện của doanh nghiệp tổ chức đều phải xin giấy phép từ các cơ quan ban ngành nhà nước như:

• Họp báo ra mắt sản phẩm
• Chạy roadshow
• Lễ hội
• Triễn lãm
• Trình diễn thời trang
• Biểu diễn nghệ thuật
• Các cuộc thi về sắc đẹp
• Hội nghị, hội thảo,…

Bên cạnh đó sẽ có các sự kiện nhỏ mang tính chất cá nhân như: đám cưới, sinh nhật, liên hoan,.. thì không cần phải xin giấy phép.

CƠ QUAN CẤP PHÉP TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Căn cứ vào tính chất và quy mô của mỗi sự kiện mà thuộc thẩm quyền cấp phép của một cơ quan nhất định, cụ thể là:

• Đối với những sự kiện trong nước có quy mô vừa và nhỏ thì Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh, Sở Văn hóa và Thể thao ở tỉnh hoặc thành phố nơi tổ chức sự kiện sẽ là nơi tiếp nhận và giải quyết hồ sơ.
• Đối với các sự kiện có quy mô lớn, được thực hiện từ 2 tỉnh hoặc thành phố trở lên thì cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép thường là Bộ Văn hóa, thể thao và du lịch, Bộ Công thương hoặc Bộ Thông tin và truyền thông,…

THỜI HẠN NỘP HỒ SƠ XIN GIẤY PHÉP TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Cá nhân hoặc doanh nghiệp có ý định tổ chức sự kiện sẽ phải nộp hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện trước ít nhất 10 ngày diễn ra sự kiện. Đối với buổi trình diễn thời trang, cuộc thi sắc đẹp,… các sự kiện, chương trình cần phải duyệt phác thảo, đơn vị tổ chức cần nộp hồ sơ trước ít nhất 30 ngày.

HỒ SƠ XIN CẤP GIẤY PHÉP MỘT SỐ SỰ KIỆN PHỔ BIẾN

1. Tổ chức biểu diễn ca nhạc

Hồ sơ xin giấy phép tổ chức biểu diễn ca nhạc bao gồm:

• Đơn xin phép tổ chức buổi biểu diễn: trong đơn cần nêu rõ thời gian, địa điểm, nội dung buổi biểu diễn,…;
• Bản sao công chứng giấy phép hoạt động của đơn vị tổ chức;
• Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức show ca nhạc;
• Bản ghi lời bài hát;
• Giấy xác nhận đã đóng tiền quyền tác giả, quyền của chủ sở hữu tác phẩm biểu diễn.

2. Tổ chức triển lãm

Hồ sơ xin giấy phép tổ chức triển lãm bao gồm:

• Đơn xin phép tổ chức triển lãm: trong đơn phải ghi rõ địa điểm, thời gian, nội dung tổ chức buổi triển lãm;
• Danh mục các tác phẩm được triển lãm.
• Danh sách các tác giả thực của tác phẩm được triển lãm;
• Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức triễn lãm;
• Mẫu thiệp mời khách tham dự buổi triển lãm.

3. Tổ chức biểu diễn thời trang

Hồ sơ xin giấy phép tổ chức biểu diễn thời trang bao gồm:

• Đơn xin phép tổ chức trình diễn thời trang;
• Danh sách các người mẫu, nhà thiết kế tham dự;
• Hình mẫu những trang phục sẽ trình diễn;
• Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức;
• Tổ chức phúc khảo phải được tổ chức trước ít nhất 5 ngày trước khi buổi trình diễn thời trang diễn ra.

4. Tổ chức họp báo

Hồ sơ xin giấy phép tổ chức họp báo bao gồm:

• Đơn xin phép được tổ chức họp báo;
• Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp hoặc đơn vị tổ chức (02 bản sao có công chứng);
• Tài liệu về nội dung, mục đích họp báo, giấy phép biểu diễn,….

5. Tổ chức hội thảo – Hội nghị

Hồ sơ xin giấy phép tổ chức hội nghị - hội thảo bao gồm:

• Văn bản pháp lý xác nhận tư cách pháp lý của cơ quan tổ chức hội thảo như: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Quyết định thành lập doanh nghiệp hoặc bản sao giấy chứng nhận thành lập.
• Đơn xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện/hội thảo.
• Bản sao các giấy tờ tài liệu về nội dung của sự kiện hoặc đề án, kế hoạch tổ chức hội thảo
• Bản sao các giấy tờ liên quan đến địa điểm tổ chức, giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện.

CÁC BƯỚC XIN GIẤY PHÉP TỔ CHỨC SỰ KIỆN

- Bước 1: Bạn cần phải chuẩn bị bộ hồ sơ hoàn thiện, đầy đủ các giấy tờ theo quy định pháp luật và phù hợp với từng loại sự kiện cụ thể.

- Bước 2: Nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền. Tiến hành nộp hồ sơ theo một trong những phương thức sau:

• Nộp trực tiếp tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền.
• Nộp qua đường bưu điện hoặc qua Internet (tùy từng cơ quan có thể áp dụng thực hiện phương thức này).

- Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành xem xét và thẩm định nội dung hồ sơ. Trong trường hợp cần thiết, cơ quan có thẩm quyền sẽ yêu cầu duyệt sự kiện, chương trình hoặc xin ý kiến của cơ quan ban ngành có liên quan khác.

- Bước 4: Nhận kết quả nộp hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện

Đến ngày hẹn trả kết quả thủ tục hành chính, bạn sẽ lên cơ quan có thẩm quyền để nhận Giấy phép tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, trường hợp hồ sơ không hợp lệ hoặc không đủ điều kiện cấp phép, cơ quan có thẩm quyền sẽ ra thông báo bằng văn bản đến người nộp hồ sơ.

MỘT SỐ LƯU Ý KHI XIN GIẤY PHÉP TỔ CHỨC SỰ KIỆN

- Trong quá trình làm hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện có thể sẽ xảy ra những tình huống xấu như phải điều chỉnh lại nội dung, bổ sung thêm hồ sơ,... Vì vậy bạn không nên để sát ngày tổ chức sự kiện mới tiến hành xin giấy phép.

- Tùy thuộc vào hồ sơ xin cấp phép, các cơ quan thẩm quyền cần có thời gian xem xét và phê duyệt hồ sơ, chưa kể các ngày nghỉ, lễ nên cần tìm hiểu thật cẩn thận để dự tính thời gian nộp để nhận giấy phép đúng theo kế hoạch của bạn.

- Trước khi nộp hồ sơ, cá nhân, tổ chức nên đến cơ quan có thẩm quyền để được hướng dẫn về những thủ tục hồ sơ và điều kiện để tổ chức sự kiện của mình.

Qua bài viết trên, HSV Media mong muốn chia sẻ đến quý khách hàng những thông tin về cách làm thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện. HSV Media hy vọng bạn sẽ biết thêm nhiều thông tin bổ ích và từ đó tổ chức nên những buổi sự kiện thật trọn vẹn và thành công nhất.

HSV Media – đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu tại TPHCM

Hotline: 0362.209.208

Website: hsvmedia.vn