Những Thiết Bị Cần Có Trong Tổ Chức Sự Kiện

Thiết bị sự kiện là công cụ giúp người tổ chức sự kiện có thể thiết kế, thi công, lắp đặt nên một chương trình sự kiện hoàn chỉnh. Dù chương trình sự kiện có quy mô lớn hay nhỏ thì thiết bị sự kiện cũng đóng góp một vai trò vô cùng quan trọng để tạo nên một sự kiện thành công. Vậy để tổ chức được một sự kiện cần có những thiết bị nào? Hãy cùng HSV Media tìm hiểu về những thiết bị sự kiện qua bài viết dưới đây nhé!

ĐỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CẦN CÓ NHỮNG THIẾT BỊ NÀO?

1. Thiết bị âm thanh ánh sáng

Âm thanh và ánh sáng là phương tiện giúp sự kiện truyền tải những thông điệp đến người nghe một cách trọn vẹn và hiệu quả nhất. Vì vậy, hệ thống âm thanh ánh sáng là một trong những thiết bị vô cùng quan trọng và không thể thiếu tại bất kỳ sự kiện nào. Hệ thống âm thanh ánh sáng càng chất lượng, càng hoành tráng sẽ làm cho khán giả càng phấn khích, hòa mình vào chương trình, khẳng định sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức sự kiện.

2. Màn hình led trình chiếu

Màn hình led đang là công cụ được sử dụng phổ biến tại hầu hết các sự kiện từ lớn đến nhỏ. Với đặc điểm cấu tạo và tính ứng dụng vượt trội nên màn hình led dần thay thế những công cụ trình chiếu trước đây. Ngày nay, màn hình led không những giúp truyền tải thông tin sự kiện một cách rõ ràng mà còn giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp trong mắt người tham dự. Chính vì lẽ đó, nhiều doanh nghiệp luôn ưu tiên đầu tư hoặc thuê đơn vị cung cấp màn hình led chất lượng để sự kiện được diễn ra suôn sẻ và thành công hơn.

3. Sân khấu sự kiện

Sân khấu được xem là trung tâm, là nơi diễn ra các chương trình, hoạt động chính của sự kiện. Khi sân khấu được thiết kế đẹp, bắt mắt sẽ thu hút được nhiều người xem và làm tăng hiệu quả của chương trình. Sân khấu cần được đặt ở trung tâm, ở nơi mà mọi người có thể nhìn thấy mọi thứ trên đó dù đứng ở bất kì vị trí nào tại sự kiện. Một sân khấu được đầu tư kỹ lưỡng sẽ góp phần tạo nên một sự kiện thành công.

4. Bàn ghế và những thiết bị sự kiện khác

Ngoài những thiết bị nói trên thì các thiết bị như bàn, ghế, thảm, khăn trải bàn, hoa, bục phát biểu, băng rôn,… là những thiết bị giúp tạo điểm nhấn cho không gian sự kiện, giúp sự kiện nâng cao tính thẩm mỹ. Hơn nữa, khách mời có thể ngồi theo dõi sự kiện một cách thoải mái và tập trung hơn. Chính vì vậy, sự kiện sẽ tạo được ấn tượng tốt đối với người tham dự và từ đó làm tăng hiệu quả của các chương trình tại sự kiện, giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công tốt đẹp.

NHỮNG DỤNG CỤ CÁ NHÂN THƯỜNG DÙNG TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1. Những dụng cụ hành chính

Tuy chỉ là những vật dụng hành chính nhỏ nhưng lại vô cùng quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện, nếu không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng có thể sẽ làm chương trình bị gián đoạn ảnh hưởng đến hiệu quả của chương trình. Vì vậy tại sự kiện, cần có những vật dụng hành chính như:

- Giấy ghi chú, bút bi, bút highlight: Những vật dụng này có công dụng lưu lại các thông tin quan trọng như: chi phí, quy trình, thời gian setup các thiết bị, danh sách vật dụng cần dùng hoặc những lưu ý cần trao đổi trong một số trường hợp gấp khi diễn ra sự kiện.

- Kịch bản chương trình: trong bất kỳ chương trình nào thì kịch bản cũng là yếu tố không thể thiếu, một kịch bản hay và chi tiết sẽ bao gồm quy trình tổ chức event rõ ràng, các hoạt động chính - phụ, thời điểm các nhân vật quan trọng xuất hiện,… Kịch bản này cần được in ra nhiều bản và gửi đến MC, các thành viên trong ban tổ chức và bộ phận điều chỉnh âm thanh, ánh sáng.

2. Dụng cụ dùng trong khâu set up và tổ chức sự kiện

Để khâu lắp đặt và dàn dựng khi tổ chức sự kiện được diễn ra suôn sẻ, bạn cần có một bản kế hoạch chi tiết để theo dõi tiến độ của quá trình làm việc. Trong đó, các dụng cụ dùng để setup cần phải được kiểm tra kỹ lưỡng từng vật một ít nhất trước 2 ngày diễn ra sự kiện. Khâu chuẩn bị này rất quan trọng để chương trình thành công vì các dụng cụ để setup thường có rất nhiều chi tiết nhỏ nên dễ bị quên, khi cần thì không có. Bước setup sự kiện thông thường sẽ có các thiết bị sau thường sử dụng rất nhiều nhưng lại hay bị lãng quên:

- Dao rọc giấy, dao nhỏ, kéo

- Dây ruy băng, dây nylon, dây kẽm

- Băng keo 1 mặt, 2 mặt, keo dán dây điện, băng keo xốp

- Tua vít, kìm cắt, kìm bấm, thước dây

- Các sợ dây nối máy tính và dàn âm thanh,…

3. Những dụng cụ cá nhân khác

Một sự kiện đôi khi sẽ phát sinh ra những sự cố về thời tiết, trang phục sự kiện, chấn thương khi lắp đặt các thiết hay gặp những vấn đề về sức khỏe. Vì vậy, trong mỗi sự kiện cần chuẩn bị tốt những dụng cụ để phòng các trường hợp xấu có thể xảy ra, chẳng hạn:

- Các dụng cụ y tế như: băng cá nhân, các loại thuốc cảm, dầu gió, thuốc sát trùng thông thường để tránh trường hợp ngất xỉu, bị thương,…

- Trong các trường hợp tổ chức các sự kiện ngoài trời nên chuẩn bị ô dù, áo mưa, miếng bạt để phòng khi thời tiết thay đổi.

- Chuẩn bị các vật dụng như kim, chỉ, kim băng để phòng khi trang phục biểu diễn hoặc vật gì đó bị rách thì may vá và sửa lại kịp thời.

Tóm lại: Một sự kiện thành công cần sự kết hợp của rất nhiều yếu tố và thiết bị khác nhau. Vì vậy, cần lên kế hoạch sự kiện rõ ràng và có sự chuẩn bị thật kỹ để hạn chế thấp nhất tỷ lệ xảy ra rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện.

Đơn vị cho thuê thiết bị sự kiện uy tín - chất lượng tại Tp.HCM:

Hotline: 0362.209.208

Website: https://hsvmedia.vn/