Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Những Kinh Nghiệm Để Tổ Chức Sự Kiện Thành Công

TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ?

Tổ chức sự kiện là lên kế hoạch và triển khai các hoạt động ở nhiều lĩnh vực khác nhau như giải trí, thương mại, nghệ thuật, thể thao, giáo dục… nhằm thu hút sự chú ý, truyền tải thông điệp và giúp doanh nghiệp đưa các sản phẩm, dịch vụ đến gần hơn với khách hàng.

NHỮNG KINH NGHIỆM TỔ CHỨC SỰ KIỆN THÀNH CÔNG

1. Xác định mục tiêu sự kiện, thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện rõ ràng

Tùy vào mục đích của sự kiện và mục tiêu đối tượng khách hàng sẽ có kế hoạch tổ chức khác nhau. Đặc biệt, đối với những sự kiện tổ chức ngoài trời bạn nên bàn bạc chi tiết với công ty tổ chức sự kiện và dự phòng thời tiết xấu có thể xảy ra.

2. Lên kế hoạch cụ thể và luôn lập kế hoạch dự trù

Công tác tổ chức sự kiện luôn đòi hỏi sự quan tâm tỉ mỉ, vì vậy người tổ chức sự kiện ngoài việc phải lập ra kế hoạch chi tiết còn cần xác định những tình huống bất ngờ có thể xảy ra và lập phương án xử lý nếu cần thiết để các công việc tại sự kiện được quản lý hiệu quả và nhanh chóng.

3. Xác định chi phí để tổ chức sự kiện

Người tổ chức sự kiện phải liệt kê danh sách tất cả các hạng mục cần thiết để sự kiện diễn ra tốt đẹp. Tham khảo giá cả từ nhiều nhà phân phối khác nhau về dịch vụ trang trí, thực phẩm, nước uống để sự kiện được tối ưu chi phí. Kế hoạch ngân sách chi tiết không những giúp sự kiện tránh tình trạng phát sinh chi phí không đáng có mà còn giúp tiết kiệm chi phí một cách tối đa.

4. Quan tâm những chi tiết nhỏ nhất

Những sự kiện quan trọng không thể bỏ qua việc lập danh sách khách mời và gửi thư mời. Hãy luôn giữ liên lạc với khách hàng trong suốt quá trình tổ chức sự kiện, gọi điện thông báo trước cho khách hàng để xác nhận và dự trù số lượng người tham gia. Sau khi sự kiện kết thúc, bạn nên gửi thư cảm ơn và kèm theo những tấm ảnh của họ tại sự kiện để tạo thiện cảm cho khách hàng.

5. Thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Thuê đơn vị tổ chức là cách mà nhiều công ty lựa chọn để sự kiện diễn ra được quản lý sát sao và thành công. Tuy nhiên, khi chọn thuê đơn vị tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần quan tâm tới nhiều tiêu chí để chọn được công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín như:

- Thiết kế và lắp đặt sân khấu phù hợp, chắc chắn, có tính thẩm mỹ cao.

- Thiết bị tổ chức sự kiện hiện đại chắc lượng.

- Âm thanh, ánh sáng sống động.

- Backdop hoặc màn hình led chất lượng, rõ nét.

- Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhanh nhẹn, luôn theo dõi, hỗ trợ và khắc phục được mọi tình huống trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.

HSV MEDIA - Công ty cho thuê thiết bị và tổ chức sự kiện hân hạnh được chia sẻ đến quý khách hàng những kinh nghiệm tổ chức sự kiện. Mọi thắc mắc quý khách hàng vui lòng liên hệ hotline: 0385.230.620 hoặc 0362.209.208 để được tư vấn và hỗ trợ nhiệt tình. Xin cảm ơn!