Hướng Dẫn Viết Kịch Bản Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp

Ý nghĩa nội dung bài viết này: Cung cấp hướng dẫn viết kịch bản sự kiện. Nội dung cung cấp kiến thức về cách viết một kịch bản tốt, bao gồm các bước từ viết ý tưởng đến viết chi tiết kịch bản và các mẹo hay cho viết kịch bản. Nó cung cấp cả kiến thức cho người mới bắt đầu và cả những người có kinh nghiệm trong viết kịch bản.

KỊCH BẢN ĐÓNG VAI TRÒ QUAN TRỌNG NHƯ THẾ NÀO TRONG SỰ KIỆN?

Một kịch bản hấp dẫn và chuyên nghiệp không chỉ mang đến một sự kiện thành công mà còn giúp doanh nghiệp để lại những ấn tượng sâu sắc trong tâm trí của khách mời. Chính vì vậy, không sai khi khẳng định rằng kịch bản tổ chức sự kiện chính là nền tảng cốt lõi quyết định sự thành công hay thất bại của một sự kiện. Một kịch bản hoàn chỉnh và chi tiết sẽ mang đến những lợi ích sau:

- Một kịch bản tổ chức sự kiện được chuẩn bị chi tiết và hấp dẫn sẽ góp phần truyền tải những thông tin có giá trị đối với khách mời.

- Kịch bản sự kiện thường bao gồm cả danh sách các kế hoạch cần thực hiện và cả các phương án dự phòng sự cố có thể phát sinh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện. Chính vì thế, dù có bất kỳ sự cố nào xảy ra thì ban tổ chức vẫn có thể bình tĩnh xử lý vấn đề một cách hợp lý nhất.

- Thông qua kịch bản, tất cả những người tham gia điều hành và tổ chức sự kiện như: đội ngũ kỹ thuật âm thanh ánh sáng, MC, người tham gia biểu diễn,... có thể kiểm soát toàn bộ chương trình và phối hợp ăn ý với nhau. Từ đó, các hoạt động tại sự kiện sẽ diễn ra thuận lợi và suôn sẻ hơn.

- Dựa vào kịch bản, quản lý sự kiện có thể phân công công việc một cách cụ thể và rõ ràng. Mọi người sẽ dựa vào đó để hoàn thành công việc theo đúng kế hoạch nhằm hướng đến mục tiêu chung là tạo nên một sự kiện thành công.

- Ngoài ra, kịch bản tổ chức sự kiện còn có vai trò quan trọng như: định hình trình tự và thời gian diễn ra chương trình; đảm bảo kế hoạch được thực hiện đúng theo dự tính; ước lượng khoảng thời gian cho từng nội dung và tối ưu hóa vừa đủ nguồn lực - ngân sách - thiết bị cho sự kiện.

CÁCH VIẾT KỊCH BẢN TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP & HẤP DẪN NHẤT

Để sở hữu một kịch bản sự kiện mang lại giá trị thì người thực hiện cần nắm bắt tâm lý khách hàng cũng như một số phương pháp và yêu cầu dưới đây:

1. Phương pháp 5W1H1B

Để viết được một kịch bản hay và hấp dẫn, đơn vị tổ chức sự kiện nên áp dụng phương pháp 5W1H1B và giải đáp các vấn đề dưới đây:

- Why: Mục đích để tổ chức sự kiện là gì?

- What: Thông điệp chính của sự kiện muốn truyền tải là gì?

- Who: Đối tượng, khách mời tham gia sự kiện bao gồm những ai?

- When: Thời gian diễn ra sự kiện

- Where: Sự kiện được diễn ra ở đâu?

- How: Sự kiện sẽ được diễn ra như thế nào?

- Budget: Ngân sách, chi phí tổ chức sự kiện là bao nhiêu?

2. Phân loại sự kiện

Mỗi một sự kiện đều có mục đích và thông điệp truyền tải riêng, do đó mà kịch bản giữa các sự kiện sẽ có sự khác biệt. Chính vì thế, trước khi viết kịch bản tổ chức sự kiện doanh nghiệp nên phân loại theo nhóm các mẫu sự kiện để dễ dàng tìm ra ý tưởng hơn. Dưới đây là 2 cách phân loại phổ biến:

- Phân theo loại hình sự kiện: Những loại hình sự kiện phổ biến nhất tại thời điểm hiện nay bao gồm: khai trương, hội nghị - hội thảo, tiệc tân niên, tất niên, lễ tri ân, workshop, lễ thành lập, lễ khánh thành, lễ ra mắt sản phẩm, teambuilding,...

- Phân loại theo mục đích: Khi phân loại theo mục đích sẽ bao gồm 3 loại kịch bản sau: kịch bản tổng quát (timeline nội dung chính và tên người giám sát), kịch bản MC chi tiết (kịch bản dẫn chương trình cho MC) và kịch bản âm thanh - ánh sáng (bản hướng dẫn kỹ thuật viên điều chỉnh âm thanh - ánh sáng theo tiết mục của chương trình).

NHỮNG YÊU CẦU KHI VIẾT KỊCH BẢN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Người viết kịch bản nên có tư duy dẫn dắt nội dung theo các yêu cầu dưới đây để đảm bảo kịch bản có đầy đủ nội dung và thông tin hấp dẫn:

- Đủ kết cấu 3 phần gồm: Khai mạc, nội dung chính và bế mạc

- Kịch bản cần cung cấp đầy đủ thông tin về chủ đề, ý tưởng và thông điệp của sự kiện.

- Kịch bản cần đáp ứng đúng và đủ thời lượng cho phép để tránh gây ra sự nhàm chán, mệt mỏi do quá dài hoặc sơ sài, khó hiểu.

- Nội dung kịch bản tổ chức sự kiện cần có tính liên kết, các chủ đề được sắp xếp hợp lý để khơi gợi tính tò mò của người tham dự. Điều này sẽ mang đến sự hào hứng để mọi người ở lại với buổi lễ lâu và trọn vẹn nhất.

- Để sự kiện hấp dẫn, lôi cuốn và có điểm nhấn hơn, bạn nên lồng ghép thêm một vài chi tiết mang tính độc đáo - mới lạ vào kịch bản.

NHỮNG LƯU Ý KHI VIẾT KỊCH BẢN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Để chương trình sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp thì người viết kịch bản cần lưu ý những vấn đề sau:

- Tìm hiểu để nắm vững các thông tin về đối tác và khách hàng cũng như mục tiêu đặt ra để lên ý tưởng kịch bản hướng đến đúng đối tượng.

- Cân đối lại các chương trình hoạt động viết trong kịch bản ở mức chi phí cho phép để tránh thâm hụt ngân sách.

- Phân chia nội dung chương trình theo thời gian phù hợp để đảm bảo cho công tác chuẩn bị lẫn thời gian diễn ra được suôn sẻ và hiệu quả.

- Nội dung kịch bản tổ chức sự kiện cần bao quát được toàn bộ nội dung bằng những ý tưởng sáng tạo độc đáo và mới mẻ để tạo sự khác biệt.

- Trình tự chương trình được sắp xếp hợp lý và được liên kết với nhau để không gây ra cảm giác nhàm chán cho khách mời.

- Kịch bản nên có chi tiết để tạo ra những tình huống biến đổi bất ngờ và độc đáo để tạo điểm nhấn với khách tham dự.

MẪU KỊCH BẢN CHƯƠNG TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1. Kịch bản tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

- Địa điểm tổ chức :.................................................................................................

- Thời gian dự kiến :.................................................................................................

2. Kịch bản tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

- Địa điểm tổ chức :.................................................................................................

- Thời gian dự kiến :.................................................................................................

3. Kịch bản tổ chức chương trình sự kiện khai trương

- Địa điểm tổ chức :.................................................................................................

- Thời gian dự kiến :.................................................................................................

4. Kịch bản tổ chức chương trình sự kiện hội nghị, hội thảo

- Địa điểm tổ chức :.................................................................................................

- Thời gian dự kiến :.................................................................................................

THÔNG TIN LIÊN HỆ CÔNG TY CHO THUÊ THIẾT BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN HSV MEDIA

Hotline: 0362.209.208

Website: https://hsvmedia.vn/

Địa Chỉ: 184/20 Lê Đình Cẩn, Phường Tân Tạo, Quận Bình Tân, TP.HCM