Top bài viết hay

Hướng Dẫn Viết Kịch Bản Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp

  • 31/01/2023
  • Đọc Bài

    Ý nghĩa nội dung bài viết này: Cung cấp hướng dẫn viết kịch bản sự kiện. Nội dung cung cấp kiến thức về cách viết một kịch bản tốt, bao gồm các bước từ viết ý tưởng đến viết chi tiết kịch bản và các mẹo hay cho viết kịch bản. Nó cung cấp cả kiến thức cho người mới bắt đầu và cả những người có kinh nghiệm trong viết kịch bản.

    KỊCH BẢN ĐÓNG VAI TRÒ QUAN TRỌNG NHƯ THẾ NÀO TRONG SỰ KIỆN?

    Một kịch bản hấp dẫn và chuyên nghiệp không chỉ mang đến một sự kiện thành công mà còn giúp doanh nghiệp để lại những ấn tượng sâu sắc trong tâm trí của khách mời. Chính vì vậy, không sai khi khẳng định rằng kịch bản tổ chức sự kiện chính là nền tảng cốt lõi quyết định sự thành công hay thất bại của một sự kiện. Một kịch bản hoàn chỉnh và chi tiết sẽ mang đến những lợi ích sau:

    - Một kịch bản tổ chức sự kiện được chuẩn bị chi tiết và hấp dẫn sẽ góp phần truyền tải những thông tin có giá trị đối với khách mời.

    - Kịch bản sự kiện thường bao gồm cả danh sách các kế hoạch cần thực hiện và cả các phương án dự phòng sự cố có thể phát sinh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện. Chính vì thế, dù có bất kỳ sự cố nào xảy ra thì ban tổ chức vẫn có thể bình tĩnh xử lý vấn đề một cách hợp lý nhất.

    - Thông qua kịch bản, tất cả những người tham gia điều hành và tổ chức sự kiện như: đội ngũ kỹ thuật âm thanh ánh sáng, MC, người tham gia biểu diễn,... có thể kiểm soát toàn bộ chương trình và phối hợp ăn ý với nhau. Từ đó, các hoạt động tại sự kiện sẽ diễn ra thuận lợi và suôn sẻ hơn.

    Kịch bản cho MC trên sân khấu

    - Dựa vào kịch bản, quản lý sự kiện có thể phân công công việc một cách cụ thể và rõ ràng. Mọi người sẽ dựa vào đó để hoàn thành công việc theo đúng kế hoạch nhằm hướng đến mục tiêu chung là tạo nên một sự kiện thành công.

    - Ngoài ra, kịch bản tổ chức sự kiện còn có vai trò quan trọng như: định hình trình tự và thời gian diễn ra chương trình; đảm bảo kế hoạch được thực hiện đúng theo dự tính; ước lượng khoảng thời gian cho từng nội dung và tối ưu hóa vừa đủ nguồn lực - ngân sách - thiết bị cho sự kiện.

    CÁCH VIẾT KỊCH BẢN TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP & HẤP DẪN NHẤT

    Để sở hữu một kịch bản sự kiện mang lại giá trị thì người thực hiện cần nắm bắt tâm lý khách hàng cũng như một số phương pháp và yêu cầu dưới đây:

    1. Phương pháp 5W1H1B

    Để viết được một kịch bản hay và hấp dẫn, đơn vị tổ chức sự kiện nên áp dụng phương pháp 5W1H1B và giải đáp các vấn đề dưới đây:

    - Why: Mục đích để tổ chức sự kiện là gì?

    - What: Thông điệp chính của sự kiện muốn truyền tải là gì?

    - Who: Đối tượng, khách mời tham gia sự kiện bao gồm những ai?

    - When: Thời gian diễn ra sự kiện

    - Where: Sự kiện được diễn ra ở đâu?

    - How: Sự kiện sẽ được diễn ra như thế nào?

    - Budget: Ngân sách, chi phí tổ chức sự kiện là bao nhiêu?

    Kịch bản sự kiện

    2. Phân loại sự kiện

    Mỗi một sự kiện đều có mục đích và thông điệp truyền tải riêng, do đó mà kịch bản giữa các sự kiện sẽ có sự khác biệt. Chính vì thế, trước khi viết kịch bản tổ chức sự kiện doanh nghiệp nên phân loại theo nhóm các mẫu sự kiện để dễ dàng tìm ra ý tưởng hơn. Dưới đây là 2 cách phân loại phổ biến:

    - Phân theo loại hình sự kiện: Những loại hình sự kiện phổ biến nhất tại thời điểm hiện nay bao gồm: khai trương, hội nghị - hội thảo, tiệc tân niên, tất niên, lễ tri ân, workshop, lễ thành lập, lễ khánh thành, lễ ra mắt sản phẩm, teambuilding,...

    - Phân loại theo mục đích: Khi phân loại theo mục đích sẽ bao gồm 3 loại kịch bản sau: kịch bản tổng quát (timeline nội dung chính và tên người giám sát), kịch bản MC chi tiết (kịch bản dẫn chương trình cho MC) và kịch bản âm thanh - ánh sáng (bản hướng dẫn kỹ thuật viên điều chỉnh âm thanh - ánh sáng theo tiết mục của chương trình).

    NHỮNG YÊU CẦU KHI VIẾT KỊCH BẢN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

    Người viết kịch bản nên có tư duy dẫn dắt nội dung theo các yêu cầu dưới đây để đảm bảo kịch bản có đầy đủ nội dung và thông tin hấp dẫn:

    - Đủ kết cấu 3 phần gồm: Khai mạc, nội dung chính và bế mạc

    - Kịch bản cần cung cấp đầy đủ thông tin về chủ đề, ý tưởng và thông điệp của sự kiện.

    - Kịch bản cần đáp ứng đúng và đủ thời lượng cho phép để tránh gây ra sự nhàm chán, mệt mỏi do quá dài hoặc sơ sài, khó hiểu.

    - Nội dung kịch bản tổ chức sự kiện cần có tính liên kết, các chủ đề được sắp xếp hợp lý để khơi gợi tính tò mò của người tham dự. Điều này sẽ mang đến sự hào hứng để mọi người ở lại với buổi lễ lâu và trọn vẹn nhất.

    - Để sự kiện hấp dẫn, lôi cuốn và có điểm nhấn hơn, bạn nên lồng ghép thêm một vài chi tiết mang tính độc đáo - mới lạ vào kịch bản.

    NHỮNG LƯU Ý KHI VIẾT KỊCH BẢN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

    Để chương trình sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp thì người viết kịch bản cần lưu ý những vấn đề sau:

    - Tìm hiểu để nắm vững các thông tin về đối tác và khách hàng cũng như mục tiêu đặt ra để lên ý tưởng kịch bản hướng đến đúng đối tượng.

    - Cân đối lại các chương trình hoạt động viết trong kịch bản ở mức chi phí cho phép để tránh thâm hụt ngân sách.

    - Phân chia nội dung chương trình theo thời gian phù hợp để đảm bảo cho công tác chuẩn bị lẫn thời gian diễn ra được suôn sẻ và hiệu quả.

    - Nội dung kịch bản tổ chức sự kiện cần bao quát được toàn bộ nội dung bằng những ý tưởng sáng tạo độc đáo và mới mẻ để tạo sự khác biệt.

    - Trình tự chương trình được sắp xếp hợp lý và được liên kết với nhau để không gây ra cảm giác nhàm chán cho khách mời.

    - Kịch bản nên có chi tiết để tạo ra những tình huống biến đổi bất ngờ và độc đáo để tạo điểm nhấn với khách tham dự.

    Lưu ý khi viết kịch bản

    MẪU KỊCH BẢN CHƯƠNG TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

    1. Kịch bản tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

    - Địa điểm tổ chức :.................................................................................................

    - Thời gian dự kiến :.................................................................................................

    Thời gian Nội dung
    18h00 - 18h30 Đón tiếp các thành viên. Hướng dẫn tiến vào khu vực tổ chức và ổn định chỗ ngồi.
    18h30 - 18h40 Tiết mục văn nghệ mở đầu chương trình
    18h40 - 18h50 MC tuyên bố lý do của chương trình sự kiện, giới thiệu thành phần đại biểu
    18h50 - 19h00 Trình chiếu video giới thiệu quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp
    19h00 - 19h20 Lễ vinh danh các cá nhân có thành tích xuất sắc đã có đóng góp tích cực cho công ty trong năm
    19h20 - 19h30 Lãnh đạo công ty bắt đầu phát biểu và khai tiệc
    19h30 - 20h10 Tiết mục biểu diễn
    20h10 - 20h50 Tổ chức Gameshow trên sân khấu và tặng quà
    20h50 Kết thúc chương trình, chụp ảnh kỷ niệm tập thể.

    2. Kịch bản tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

    - Địa điểm tổ chức :.................................................................................................

    - Thời gian dự kiến :.................................................................................................

    Thời gian Nội dung
    8h00 - 8h30 Lễ tân bắt đầu đón khách, hỗ trợ khách tham dự ghi phiếu bốc thăm trúng thưởng sau đó ổn định chỗ ngồi.
    8h30 - 8h40 Mở màn chương trình bằng tiết mục văn nghệ
    8h40 - 18h50 MC sẽ bắt đầu khai mạc chương trình và tiến hành giới thiệu sơ lược về công ty và mục đích của sự kiện
    8h50 - 9h10 Đại diện của công ty phát biểu cũng như giới thiệu về quá trình sản xuất và hoàn thiện sản phẩm cũng như công dụng và cách sử dụng của sản phẩm mới.
    9h10 - 9h30 MC sẽ mời khách hàng trải nghiệm sản phẩm mới
    9h30 - 10h00 Khuấy động không khí chương trình bằng các tiết mục văn nghệ, biểu diễn nghệ thuật, bốc thăm và trao quà đến khách mời may mắn. Đồng thời, có thể kết hợp với các buổi ăn nhẹ, tiệc trà,... để thu hút khách mời.
    10h00 - 10h30 MC gửi lời cảm ơn đến quý khách hàng, bế mạc chương trình, tặng quà và chụp ảnh kỷ niệm.

    3. Kịch bản tổ chức chương trình sự kiện khai trương

    - Địa điểm tổ chức :.................................................................................................

    - Thời gian dự kiến :.................................................................................................

    Thời gian Nội dung
    8h30 - 9h00 Đội PG trong đồng phục của doanh nghiệp, công ty hay trong trang phục truyền thống, …sẽ có nhiệm vụ đón khách. Dẫn khách hàng vào khu vực chụp ảnh lưu niệm hoặc khu vực chỗ ngồi
    9h00 - 9h20 Mở màn chương trình bằng tiết mục văn nghệ , ca hát nhảy múa phù hợp với chủ đề khai trương.
    9h20 - 9h30 MC sẽ giới thiệu công ty và mục đích của sự kiện
    9h30 - 9h45 Đại diện doanh nghiệp, công ty phát biểu khai mạc.
    9h45 - 10h10 Lễ cắt băng khai trương, treo biển tên công ty, doanh nghiệp.
    10h10 - 11h00 Tất cả mọi người cùng nhau dùng tiệc. Đội ngũ PG có thể diễu hành hoặc đi đến từng bàn mời bia trong trang phục truyền thống của doanh nghiệp, công ty.
    11h00 - 11h20 Tổ chức Gameshow sân khấu để khuấy động chương trình
    11h20-11h30 Chụp ảnh lưu niệm và kết thúc chương trình.

    4. Kịch bản tổ chức chương trình sự kiện hội nghị, hội thảo

    - Địa điểm tổ chức :.................................................................................................

    - Thời gian dự kiến :.................................................................................................

    Thời gian Nội dung
    8h30 - 9h00

    Đón khách mời và ổn định chỗ ngồi

    9h00 - 9h15

    - MC giới thiệu diễn giả chính và điểm qua nội dung chương trình

    - MC giới thiệu đại biểu và khách mời tham gia

    9h15 - 10h30 Diễn giả bắt đầu nội dung hội thảo
    10h30 - 11h10

    Thời gian hỏi - đáp dành cho khách mời tham dự

    11h10 - 11h30

    Thời gian nghỉ ngơi và tổ chức tiệc teabreak

    11h30 - 11h40 MC điểm lại nội dung buổi hội thảo
    11h40 - 12h00

    - Tiết mục văn nghệ kết thúc

    - Diễn giả - ban tổ chức nói lời cảm và kết thúc hội thảo

    THÔNG TIN LIÊN HỆ CÔNG TY CHO THUÊ THIẾT BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN HSV MEDIA

    Hotline: 0362.209.208

    Website: https://hsvmedia.vn/

    Địa Chỉ: 184/20 Lê Đình Cẩn, Phường Tân Tạo, Quận Bình Tân, TP.HCM

    Trụ Sở Công Ty Thiết Bị Tổ Chức Sự Kiện HSV Media
    Trụ Sở Công Ty Thiết Bị Tổ Chức Sự Kiện HSV Media
    1823 lượt xem
    0362.209.208