Things to Keep in Mind When Arranging Seating at an Event

Event seating arrangements are more than just the arrangement of tables and chairs, they are a strategic element that directly affects the overall effectiveness and experience of the program.

A properly designed layout will ensure aesthetics, optimize the view towards the stage, and bring comfort to guests throughout the event. Below are the basic principles and important notes to remember when designing a seating chart.

HOW DOES THE TYPE OF EVENT AFFECT SEATING ARRANGEMENT?

To create a suitable seating plan, the first and most important thing is to clearly define the nature of the event. Each type of event will require different arrangements to optimize the experience for attendees:

Conferences, seminars: A classroom or theater-style layout should be used to ensure direct visibility and high concentration for participants.

Music events, performing arts: Tiered or arena-style layouts are ideal for creating an exciting atmosphere while enhancing the connection between the audience and the stage.

Gala party, corporate event: Arranging in round or long tables will encourage communication, interaction and create a sense of closeness among guests.

Exhibitions and fairs: Flexible seating design is needed, harmoniously combined with display spaces, walkways and experience areas to ensure convenience and comfort.

COMMON SEATING ARRANGEMENTS IN EVENTS

Choosing the right seating arrangement will help improve the efficiency of the event and the experience of the attendees. Below are the seating arrangements commonly used in many different types of events:

1. Theater Style

The seats are arranged in horizontal rows, facing the stage.

Thích hợp cho các hội nghị, họp báo, hoặc chương trình đòi hỏi sự tập trung cao vào nội dung trình bày.

Ưu điểm: Tận dụng tối đa diện tích, tăng sức chứa.

Nhược điểm: Hạn chế sự di chuyển và tương tác giữa những người tham dự.

2. Kiểu Lớp Học (Classroom Style)

Bàn và ghế được sắp xếp thành các hàng ngang, mỗi ghế có bàn đặt phía trước.

Phù hợp với các buổi hội thảo, khóa đào tạo, workshop cần không gian cho việc ghi chép và làm việc cá nhân.

Ưu điểm: Cung cấp không gian làm việc riêng cho mỗi người tham dự.

Nhược điểm: Tốn nhiều diện tích hơn so với kiểu rạp hát.

3. Kiểu Bàn Tròn (Banquet Style)

Các bàn tròn được bố trí trong khán phòng, mỗi bàn thường có từ 6 đến 10 chỗ ngồi.

Lý tưởng cho tiệc gala, các sự kiện doanh nghiệp, hoặc những buổi gặp gỡ có mục đích tăng cường giao tiếp và xây dựng mối quan hệ.

Ưu điểm: Tạo điều kiện thuận lợi cho sự tương tác và trò chuyện giữa các khách mời tại mỗi bàn.

Nhược điểm: Chiếm nhiều không gian và có thể hạn chế tầm nhìn đến sân khấu đối với một số vị trí.

4. Kiểu Chữ U (U-Shape Style)

Ghế được sắp xếp theo hình chữ U, thường có bàn hoặc không.

Phù hợp cho các cuộc họp nhóm, hội thảo chuyên sâu, hoặc các buổi thảo luận tương tác cao.

Ưu điểm: Tối ưu hóa sự tương tác giữa người tham dự và diễn giả, tạo không gian mở để thảo luận.

Nhược điểm: Số lượng người tham dự bị giới hạn.

5. Kiểu Đấu Trường (Arena Style)

Chỗ ngồi được bố trí theo hình tròn hoặc bán nguyệt bao quanh khu vực sân khấu trung tâm.

Thường thấy trong các sự kiện âm nhạc, thể thao, hoặc các buổi biểu diễn nghệ thuật nhằm tạo sự gần gũi giữa khán giả và người biểu diễn.

Ưu điểm: Tạo cảm giác kết nối mạnh mẽ giữa khán giả và nghệ sĩ.

Nhược điểm: Đòi hỏi thiết kế cẩn thận để đảm bảo mọi vị trí đều có góc nhìn tốt.

6. Kiểu Hội Trường (Auditorium Style)

Ghế được sắp xếp thành nhiều dãy, có độ dốc tăng dần về phía sau.

Phù hợp với các sự kiện sân khấu lớn, các buổi hội thảo quy mô, hoặc các buổi diễn thuyết cần đảm bảo tầm nhìn tốt cho toàn bộ khán giả.

Ưu điểm: Cải thiện đáng kể tầm nhìn, giúp mọi người dễ dàng quan sát sân khấu.

Nhược điểm: Thường là thiết kế cố định, khó thay đổi bố cục linh hoạt. Chất lượng âm thanh có thể không đồng đều ở các vị trí khác nhau, và việc khuyến khích sự tham gia hoặc tổ chức thảo luận nhóm có thể gặp khó khăn.

LƯU Ý QUAN TRỌNG TRONG THIẾT KẾ BỐ CỤC CHỖ NGỒI SỰ KIỆN

Để đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho người tham dự, việc thiết kế layout chỗ ngồi cần chú trọng đến các yếu tố sau:

1. Tầm Nhìn và Góc Quan Sát

Ưu tiên tầm nhìn: Đảm bảo rằng từ mọi vị trí, khách mời đều có thể quan sát rõ ràng sân khấu và các hoạt động chính của sự kiện.

Tránh vật cản: Hạn chế tối đa các vị trí bị che khuất bởi cột trụ, màn hình hoặc các vật dụng khác.

Hỗ trợ tầm nhìn xa: Đối với không gian sự kiện lớn, việc lắp đặt thêm màn hình LED phụ sẽ giúp khán giả ở xa vẫn có thể theo dõi chi tiết.

2. Lối Đi và Lối Thoát Hiểm

Không gian di chuyển: Bố trí khoảng cách hợp lý giữa các hàng ghế để tạo lối đi thoải mái cho khách di chuyển đến và đi từ chỗ ngồi của mình.

An toàn là trên hết: Đảm bảo các lối thoát hiểm được bố trí rõ ràng, dễ nhận thấy và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về an toàn phòng cháy chữa cháy.

Hỗ trợ sự kiện lớn: Đối với các sự kiện có quy mô lớn, cần có hệ thống biển chỉ dẫn rõ ràng và đội ngũ nhân viên hướng dẫn để điều phối потоки người và đảm bảo an toàn.

3. Khoảng Cách Giữa Các Ghế

Tiêu chuẩn thoải mái: Duy trì khoảng cách tối thiểu từ 45 đến 60cm giữa các hàng ghế để người ngồi cảm thấy thoải mái, không bị gò bó.

Ưu tiên sự thoải mái lâu dài: Đối với các sự kiện kéo dài, nên lựa chọn sử dụng các loại ghế có đệm để tăng sự thoải mái cho người tham dự trong suốt thời gian diễn ra chương trình.

4. Phân Khu VIP và Khu Vực Chung

Vị trí đắc địa cho VIP: Nếu có khu vực VIP, hãy ưu tiên bố trí ở vị trí trung tâm và gần sân khấu nhất để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách mời đặc biệt.

Ranh giới rõ ràng, không cách biệt: Đảm bảo sự phân chia giữa khu VIP và khu vực khán giả chung được thực hiện rõ ràng nhưng vẫn duy trì sự kết nối tổng thể của không gian sự kiện.

Nâng tầm trải nghiệm VIP: Khu vực VIP có thể được trang bị thêm các tiện nghi cao cấp như ghế sofa êm ái, bàn cocktail nhỏ để tăng thêm sự sang trọng và thoải mái.

5. Hệ Thống Âm Thanh và Ánh Sáng

Chất lượng âm thanh đồng đều: Đảm bảo rằng mọi khu vực chỗ ngồi đều nhận được chất lượng âm thanh rõ ràng và đồng đều.

Vị trí loa hợp lý: Tránh đặt loa quá gần một số khu vực nhất định, gây ra âm thanh quá lớn hoặc khó chịu cho người ngồi ở đó.

Chuẩn bị cho sự kiện ngoài trời: Đối với các sự kiện tổ chức ngoài trời, cần có các phương án dự phòng để bảo vệ hệ thống âm thanh và ánh sáng khỏi các yếu tố thời tiết bất lợi như mưa, gió.

BÍ QUYẾT XÂY DỰNG LAYOUT SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP

Khi thiết kế bố cục cho một sự kiện, việc tính toán các khoảng cách một cách hợp lý là vô cùng quan trọng. Dưới đây là những tiêu chuẩn và lưu ý cần thiết:

Khu vực Hậu Đài: Đây là không gian dành riêng cho nghệ sĩ và đội ngũ hậu cần. Khoảng cách tối thiểu từ mép sau sân khấu đến vách tường hoặc bất kỳ vật cản nào nên là 3 mét để đảm bảo không gian di chuyển và làm việc thoải mái.

Màn Hình LED (Sử Dụng Truss): Để đảm bảo an toàn cho hệ thống màn hình LED và quá trình lắp đặt, cần duy trì khoảng cách tối thiểu 2 mét từ mặt sau của màn hình đến vách tường.

Chiều Sâu Sân Khấu Tiêu Chuẩn: Chiều sâu lý tưởng của sân khấu thường là 4 mét, tuy nhiên, con số này có thể điều chỉnh tùy thuộc vào đặc điểm của địa điểm tổ chức và yêu cầu cụ thể của sự kiện.

Distance From First Row of Tables to Stage: To ensure good visibility for the audience in the front row and create a comfortable space, the minimum distance from the edge of the stage to the first row of tables should be 2.5 meters.

Seating arrangements at events are not simply a matter of randomly arranging chairs, but need to be carefully calculated based on many factors: space area, audience visibility, comfort when using and overall safety factors. A properly designed seating plan not only ensures aesthetics and science, but also contributes significantly to the smooth operation of the event and enhances the experience for all attendees.

CONTACT HSV MEDIA FOR EVENT EQUIPMENT RENTAL

Hotline: 0362.209.208

Website:https://hsvmedia.vn/

Gmail: hsvmedia03@gmail.com

Address: 184/20 Le Dinh Can, Tan Tao Ward, Binh Tan District, HCMC

Event Equipment Rental Service Quote