Bản Kế Hoạch Tổ Chức Lễ Khai Trương

CHUẨN BỊ KẾ HOẠCH TỔ CHỨC KHAI TRƯƠNG CÓ CẦN THIẾT KHÔNG?

Trong bất kỳ sự kiện nào, việc chuẩn bị kế hoạch cũng vô cùng cần thiết. Đối với buổi lễ khai trương, việc lên kế hoạch tổ chức đóng vai trò quyết định đến thành công của sự kiện. Một kế hoạch chi tiết giúp đảm bảo rằng mọi khía cạnh của buổi khai trương được quản lý và thực hiện theo quy trình trước khi sự kiện diễn ra. Hơn nữa, nó hỗ trợ chủ doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính một cách hiệu quả, tránh lãng phí và đảm bảo rằng mọi chi phí đều chi tiêu kế hoạch.

Ngoài ra, việc lên kế hoạch trước giúp có đủ thời gian để xây dựng một chương trình với ý tưởng và nội dung sáng tạo, tạo ra ấn tượng tích cực đối với khách mời và đối tác. Bản kế hoạch cũng định rõ timeline, đảm bảo sự kiện diễn ra theo kịch bản và tránh gặp sự cố thời gian. Vì vậy, việc lên kế hoạch tổ chức buổi khai trương không chỉ đảm bảo sự thuận lợi trong việc tổ chức mà còn đóng góp quan trọng vào việc tạo ra một sự kiện thành công và đáng nhớ.

Xem Thêm Các Dịch Vụ Khác Tại HSV Media

DANH SÁCH CÁC HẠNG MỤC CẦN CÓ KHI TỔ CHỨC KHAI TRƯƠNG

Để đảm bảo rằng sự kiện khai trương diễn ra một cách suôn sẻ và đạt được thành công theo kỳ vọng, ban tổ chức cần liệt kê đầy đủ các hạng mục cần thiết như sau:

Đặt ra mục tiêu, lập kế hoạch và xác định các yêu cầu cho buổi lễ.

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện.

Xác định thành phần và số lượng khách mời tham dự chương trình.

Lựa chọn phương thức và lên kế hoạch truyền thông cho sự kiện.

Xác định các yếu tố cơ sở vật chất như màn hình led, âm thanh ánh sáng, sân khấu, bàn ghế, nhà bạt không gian và phụ kiện trang trí lễ tiệc.

Chuẩn bị các ấn phẩm in ấn bao gồm standee, backdrop, hashtag, tờ rơi và các tài liệu khác.

Lên kế hoạch nhân sự cho buổi lễ khai trương.

Chuẩn bị các tư liệu cần thiết để cung cấp cho khách mời trong sự kiện.

THAM KHẢO KẾ HOẠCH TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG CHI TIẾT NHẤT

Việc tổ chức sự kiện là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự sắp xếp chuyên nghiệp và kinh nghiệm thực tế. Do đó, nếu cửa hàng hoặc doanh nghiệp của bạn có ý định tổ chức lễ khai trương mà chưa có kế hoạch cụ thể, hãy tham khảo mẫu kế hoạch mà HSV Media chia sẻ dưới đây:

1. Xác định thời gian tổ chức khai trương

Thời gian đóng một vai trò quan trọng trong quá trình lập kế hoạch tổ chức lễ khai trương cho chủ cửa hàng hay công ty. Bạn nên thống kê lịch trình và chọn ngày giờ phù hợp, bạn có thể cân nhắc các yếu tố như: các ngày trong tuần và tránh tổ chức vào các ngày lễ lớn. Ngoài ra, việc xác định thời điểm tổ chức sự kiện cũng nên tính đến yếu tố phong thủy, có thể tìm sự tư vấn từ người chuyên gia hoặc thực hiện tra cứu trực tuyến để chọn ngày tốt và tránh những ngày xấu để đảm bảo sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và may mắn.

2. Lên danh sách khách mời

Đây cũng là một trong những việc bạn phải chuẩn bị thật cẩn thận cho ngày khai trương của mình nhằm tránh có sự thiếu sót những khách mời quan trọng. Chắc chắn rằng trong ngày khai trương của cửa hàng, doanh nghiệp hoặc cơ sở kinh doanh mới, sẽ có sự hiện diện của đại diện từ ban lãnh đạo và các đối tác quan trọng. Nếu bạn muốn mở rộng cơ hội quảng bá hình ảnh sản phẩm và thương hiệu, bạn cũng có thể mời những người nổi tiếng có tầm ảnh hưởng đối với cộng đồng.

3. Dự trù ngân sách tổ chức lễ khai trương

Khi lên kế hoạch tổ chức lễ khai trương, một trong những nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu là việc lập kế hoạch ngân sách. Bạn nên lập một bảng thống kê chi tiết, trong đó mô tả rõ các khoản chi phải thực hiện để có một kế hoạch tổ chức hoàn hảo. Bảng dự trù ngân sách sẽ được trình lên cấp quản lý để được phê duyệt. Khi đã nhận được sự chấp thuận, nhóm tổ chức có thể linh động chi tiêu theo ngân sách đã được xác định, tránh phát sinh các khoản phí không cần thiết.

4. Chuẩn bị nhân sự & phương án thuê thiết bị tổ chức

Trong sự kiện khai trương, việc thiết lập một danh sách chi tiết là không thể thiếu, đồng thời phải tính toán số lượng nhân sự cần thiết cho chương trình, bao gồm PG - PG, MC, nhóm nhảy, ca sĩ biểu diễn, nhân viên giám sát chương trình… Đội ngũ này đã trải qua đào tạo chuyên sâu, có tính chuyên nghiệp và có khả năng xử lý linh hoạt mọi tình huống phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện.

Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay, khi có ý định tổ chức sự kiện như lễ khai trương hay lễ kỷ niệm, thường ưu tiên lựa chọn việc thuê thiết bị và phụ kiện bên ngoài để đảm bảo sự chuyên nghiệp và thành công cho sự kiện. Chính vì lẽ đó, việc chuẩn bị cần có các yếu tố sau:

Bên ngoài khu vực lễ: Treo banner dọc, banner ngang, cờ phướn,… quanh khu vực lễ.

Khu vực cổng chào: Lắp đặt cổng chào, cột barie, thảm đỏ,… làm lối đi vào khu vực lễ.

Khu vực lễ: Lắp đặt nhà bạt, sân khấu, màn hình led, backdrop, thảm trải, bàn ghế cho khách mời, bàn tiếp tân,...

Khu vực khai trương, khánh thành: Chuẩn bị sẵn dải băng khánh thành.

Khu vực tiệc: Sắp xếp bàn ghế, nơ trang trí ghế, khăn trải bàn, quạt mát và menu tiệc.

5. Trang trí cho buổi lễ khai trương

Trang trí là yếu tố góp phần tạo nên tổng thể và mỹ quan của sự kiện. Do đó, trong quá trình lập kế hoạch, bộ phận tổ chức cần tập trung vào việc xây dựng giải pháp trang trí cả bên trong và bên ngoài khu vực cửa hàng hoặc công ty. Ở phía ngoài, việc đặt cổng chào hơi với dòng chữ chúc mừng khai trương và tên sự kiện làm điểm nhấn nổi bật. Trong khi đó, khu vực bên trong sẽ được thiết lập với sân khấu được trang trí bằng thảm trải sang trọng và hoa tươi, theo phong cách trang nhã và lịch sự.

6. Chuẩn bị bài cúng và lễ vật

Việc cúng bái trong ngày khai trương mang ý nghĩa tâm linh quan trọng. Đây là lúc chủ cửa hàng hay công ty dâng cúng lễ vật để cầu mong sự thuận lợi và may mắn trong kinh doanh và buôn bán. Vì vậy, khi lên kế hoạch tổ chức lễ khai trương, việc ghi rõ các lễ vật cần thiết để cúng bái thổ địa và thần linh là không thể thiếu. Bản kế hoạch cũng nên bao gồm một bài văn khấn phù hợp với sự kiện khai trương của đơn vị, đầy đủ nội dung.

7. Tiệc phục vụ cho lễ khai trương

Ngoài các hoạt động như ca hát, nhảy múa, lời phát biểu của đại diện doanh nghiệp, lễ cắt băng khánh thành, cúng bái, trong buổi lễ khai trương cũng được dành thời gian để sắp đặt bàn tiệc trà cho khách mời thưởng thức. Đây là cơ hội để tất cả mọi người thư giãn, tận hưởng không khí buổi lễ và gắn kết các mối quan hệ hơn. Tuy nhiên, kế hoạch cho bàn tiệc cần phải đảm bảo về số lượng, thiết kế và chất lượng. Việc lựa chọn cách bố trí bữa tiệc trà nên phản ánh đúng sự sang trọng và phù hợp với ngân sách được dành cho sự kiện.

8. Marketing cho ngày khai trương

Mục tiêu của chiến dịch marketing là tạo ra sự quảng bá cho thương hiệu và hình ảnh, nhằm thu hút sự chú ý của khách hàng. Đồng thời, chiến dịch này cũng có vai trò kích thích nhu cầu mua sắm và khám phá sản phẩm, dịch vụ mới được giới thiệu.

Hiện nay, chủ cửa hàng hay doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương thức marketing khác nhau cho kế hoạch khai trương, như:

Thiết kế băng rôn ấn tượng với đầy đủ thông tin, treo tại cửa hàng, công ty, showroom,...

Phát tờ rơi quảng cáo trong khu vực lân cận, tập trung vào các điểm có đông dân cư.

Trên trang web và fanpage của công ty, quảng cáo sự kiện khai trương bằng cách đăng thông báo hấp dẫn và thiết kế banner ở trang chủ để thuận tiện cho việc nhìn thấy.

Mời người nổi tiếng tham dự sự kiện khai trương. Phương án này có thể linh hoạt tùy thuộc vào ngân sách, quyết định mời người quảng cáo nào, ở phân khúc nào và tầm ảnh hưởng của họ là như thế nào.

MỘT SỐ LƯU Ý KHI LÊN KẾ HOẠCH TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG

Lên kế hoạch và triển khai tổ chức lễ khai trương là một quá trình đòi hỏi nhiều thời gian và yêu cầu tính chuyên môn cao. Ngoài những yếu tố đã được đề cập trước đó, người chịu trách nhiệm về nội dung cần chú ý đến một số điều cơ bản khác để đảm bảo tính chỉn chu và chuyên nghiệp. Điều này giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và để lại ấn tượng tốt đẹp nhất.

1. Xây dựng timeline và kịch bản MC

Timeline chương trình và kịch bản của người dẫn chương trình đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức sự kiện, đặc biệt là những sự kiện khai trương. Một kịch bản càng chỉn chu và chi tiết, nó sẽ giúp chúng ta theo dõi chương trình một cách hiệu quả hơn. Đồng thời, nó cũng là cơ sở để sự kiện diễn ra một cách hoàn hảo, mang lại sự hài lòng cho khách mời tham dự. Thông thường, kịch bản sẽ được xây dựng dựa trên lịch trình và phải đầy đủ, rõ ràng để MC có thể dễ dàng theo dõi và thực hiện một cách suôn sẻ.

2. Chú trọng vào việc xây dựng truyền thông cho sự kiện

Để sự kiện khai trương của đơn vị hoặc doanh nghiệp có thể lan tỏa và tiếp cận đến nhiều người hơn, công tác truyền thông sự kiện đó đóng vai trò quan trọng. Cụ thể, chiến lược truyền thông cho kế hoạch khai trương sẽ bao gồm các giai đoạn sau:

- Trước sự kiện: Truyền thông thông qua fanpage, website, tờ rơi, triển khai minigame và chương trình ưu đãi để tạo sự hứng thú và sự chú ý từ cộng đồng trước ngày diễn ra sự kiện.

- Trong sự kiện: Thực hiện livestream để chia sẻ trực tiếp không khí và các hoạt động trong sự kiện. Mời thêm khách mời đặc biệt là các KOLs hoặc người nổi tiếng để tạo sự thu hút và thú vị cho sự kiện, đồng thời khuyến khích họ check-in và chia sẻ trải nghiệm của họ.

- Sau sự kiện: Viết và đăng tải bài cảm ơn để gửi lời tri ân đến khách mời và cộng đồng. Book bài PR và viết bài báo để lan tỏa thông tin chi tiết về sự kiện.

3. Lập kế hoạch dự phòng

Rủi ro là một khía cạnh không thể tránh khỏi trong bất kỳ chương trình hay sự kiện nào. Vì vậy, chúng ta cần thiết lập phương án dự phòng và biện pháp xử lý cho những tình huống xấu nhất có thể xảy ra. Điều này có thể bao gồm các vấn đề như sự cố về trang thiết bị, sự trễ của khách mời quan trọng, thời tiết xấu hay mâu thuẫn từ phía khách dự tiệc. Để đảm bảo mọi khía cạnh diễn ra một cách suôn sẻ, ban tổ chức nên thực hiện tổng duyệt trước ngày bắt đầu chương trình chính thức. Điều này giúp đảm bảo rằng sự kiện diễn ra theo tiến độ và cung cấp cơ hội để phát hiện và xử lý kịp thời bất kỳ sự cố nào có thể xảy ra.

4. Tìm công ty tổ chức sự kiện uy tín

Nếu cửa hàng hoặc doanh nghiệp của bạn không có đủ thời gian, kinh nghiệm, và kiến thức chuyên môn để tự lên kế hoạch tổ chức lễ khai trương, phương án tối ưu là tận dụng sự hỗ trợ từ một công ty tổ chức sự kiện uy tín.

DỊCH VỤ TỔ CHỨC KHAI TRƯƠNG TRỌN GÓI GIÁ TỐT TẠI TP.HCM

HSV Media là đơn vị cho thuê thiết bị tổ chức trọn gói Khai Trương tại TP.HCM. Chúng tôi đặc biệt nổi bật với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và sở hữu trang thiết bị hiện đại. Sẵn sàng hỗ trợ khách hàng tổ chức sự kiện trọn gói, bao gồm cả tư vấn, thiết kế layout sự kiện sao cho buổi lễ khai trương diễn ra thành công, hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Ngoài ra, trong suốt thời gian diễn ra chương trình, HSV Media sẽ luôn đồng hành cùng quý khách hàng, đảm bảo cho sự kiện diễn ra suôn sẻ và để lại nhiều dấu ấn tốt đẹp sau chương trình. Dưới đây là một số trang thiết bị cần thiết cho buổi lễ khai trương mà bạn có thể tham khảo:

Xem Thêm Các Dịch Vụ Khác Tại HSV Media

ĐƠN VỊ CHO THUÊ THIẾT BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN HSV MEDIA

Hotline: 0362.209.208

Website: https://hsvmedia.vn/

Địa Chỉ: 184/20 Lê Đình Cẩn, Phường Tân Tạo, Quận Bình Tân, TP.HCM