Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời

Tổ chức sự kiện ngoài trời là cả một quá trình đòi hỏi rất nhiều yếu tố để có thể tổ chức sự kiện thành công. Với kinh nghiệm và sự chuyên nghiệp, HSV Media tự hào là đối tác đáng tin cậy hàng đầu cho mọi sự kiện ngoài trời. Bài viết dưới đây HSV Media sẽ chia sẻ những kinh nghiệm và dịch vụ mà chúng tôi cung cấp để đảm bảo sự kiện của bạn được tổ chức thành công và đáng nhớ.

KINH NGHIỆM TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI

Tổ chức sự kiện ngoài trời đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và linh hoạt. Dưới đây là một số kinh nghiệm quan trọng để tổ chức sự kiện ngoài trời thành công:

1. Lựa chọn địa điểm hợp lý

Để lựa chọn được địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời lý tưởng nhất người thực hiện cần dựa vào các tiêu chí sau:

- Xác định nội dung chính của sự kiện

- Khách mời là những ai?

- Đưa ra ước lượng về số lượng khách tham dự để chọn diện tích và không gian phù hợp.

- Một vài yếu tố khác như: mức độ an toàn, bãi đỗ xe, vị trí và vấn đề di chuyển.

2. Chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị

Một sự kiện ngoài trời thường đòi hỏi rất nhiều trang thiết bị và cơ sở vật chất phục vụ như:

- Sân khấu có khả năng chịu được trọng tải, nhà bạt che mưa, cổng chào, sân khấu, dù lệch tâm,...

- Backdrop hoặc Màn hình LED ngoài trời có kích thước lớn chứa thông tin về tên sự kiện, ngày giờ, đơn vị tổ chức,...

- Hệ thống thiết bị âm thanh và ánh sáng công suất lớn chuyên dụng dành cho sự kiện ngoài trời.

- Một số phụ kiện trang trí khác như: poster, bảng biển, thảm đỏ, ô dù,...

3. Đảm bảo yếu tố về thời tiết

Trong quá trình tổ chức sự kiện ngoài trời, các doanh nghiệp nên tránh tổ chức vào những khoảng thời gian có thời tiết mưa bão khắc nghiệt để không ảnh hưởng đến sự kiện. Lựa chọn tốt nhất là chuẩn bị cho sự kiện bằng cách trang bị hệ thống phông bạt, áo mưa, ô dù,... nhằm đối phó với bất kỳ thay đổi thời tiết xấu nào có thể xảy ra.

4. Chú ý về mặt pháp lý của sự kiện

Hầu hết các sự kiện lớn muốn được "thông quan" đều cần hoàn tất các thủ tục pháp lý với cơ quan nhà nước theo quy định. Dưới đây là một số thủ tục mà doanh nghiệp cần giải quyết khi tổ chức sự kiện ngoài trời:

- Hợp đồng thuê ca sĩ, dancer, MC biểu diễn.

- Được cấp giấy phép tổ chức từ cơ quan địa phương và hoàn tất hợp đồng thuê mặt bằng tổ chức sự kiện.

- Các giấy tờ và hợp đồng liên quan đến âm thanh, ánh sáng, cũng như thiết bị sự kiện.

- Các giấy tờ bảo hiểm khác (nếu cần thiết) để đảm bảo an toàn và tuân thủ quy định.

5. Vệ sinh và an ninh cho chương trình

Đối với các sự kiện tổ chức ngoài trời, việc thuê các đơn vị hỗ trợ vệ sinh và an ninh là một yếu tố quan trọng để đảm bảo trật tự và mỹ quan cho buổi lễ. Mặc dù có thể là những chi tiết nhỏ, nhưng điều này sẽ giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng tích cực với quan khách tham dự.

Xem Thêm Các Dịch Vụ Khác Tại HSV Media

MỘT SỐ LOẠI HÌNH SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI

Hiện nay có rất nhiều loại hình sự kiện ngoài trời phục vụ cho nhiều mục đích tổ chức khác nhau. Tuỳ vào mục đích tổ chức mà các công ty, đơn vị sẽ lựa chọn không gian và loại hình tổ chức cho phù hợp. Một số loại hình phổ biến được kể đến như sau:

- Các concert, chương trình âm nhạc ngoài trời

- Sự kiện lễ kỉ niệm: Nhiều sự kiện ngoài trời được tổ chức với mục đích kỉ niệm ngày thành lập công ty, kỉ niệm ngày cưới,....

- Sự kiện khai trương, khánh thành.

- Lễ khởi công, động thổ.

- Tiệc cưới: Rất nhiều gia đình cũng lựa chọn tổ chức tiệc cưới ngoài trời bởi nó mang lại cảm giác dễ chịu, thoải mái.

- Sự kiện thể thao.

CHI PHÍ TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI

1. Chi phí địa điểm tổ chức sự kiện

- Chi phí đặt cọc thuê địa điểm tổ chức

- Chi phí về bảo hiểm

- Chi phí thuê bãi đỗ xe

2. Chi phí sản xuất, thuê thiết bị & nhân sự

Bạn cần lập kế hoạch chi tiết về nguồn nguyên vật liệu dùng để sản xuất các phụ kiện trang trí cũng như các dụng cụ phục vụ cho sự kiện. Nếu việc sản xuất thiết bị quá tốn kém, bạn có thể cân nhắc đến việc thuê thiết bị sự kiện tại các đơn vị chuyên nghiệp, uy tín.

Phí cho việc thuê nhân công thực hiện lắp ráp các hạng mục, trang trí, và làm thiết bị trang trí đạo cụ cũng là một yếu tố quan trọng không thể thiếu. Bạn nên xem xét tổng chi phí và quy mô của dự án để đảm bảo việc thuê nhân công được thực hiện một cách hợp lý.

3. Chi phí cho phần sân khấu, âm thanh ánh sáng

Sân khấu là trung tâm sự kiện, là nơi diễn ra các hoạt động. Chính vì lẽ đó, bạn nên đầu tư một sân khấu chỉnh chu là một điều cần thiết. Một yếu tố không thể thiếu và làm nổi bật sân khấu đó chính là hệ thống ánh sáng và âm thanh. Hệ thống này đóng vai trò quan trọng trong việc định hình sự thành công hay thất bại của một sự kiện. Ánh sáng giúp tạo điểm nhấn, thu hút sự chú ý, trong khi âm thanh chất lượng giúp kết nối tốt hơn với khán giả.

Nếu bạn đầu tư chi phí cho một hệ thống LED hiện đại và giàn âm thanh chuẩn, đó sẽ là động lực lớn để sự kiện của bạn mang lại hiệu quả và ấn tượng như mong đợi. Sân khấu, ánh sáng, và âm thanh được coi là những yếu tố không thể thiếu và quan trọng nhất trong bất kỳ chương trình sự kiện nào.

4. Chi phí tiệc trong tổ chức sự kiện

Một hạng mục quan trọng tiếp theo trong danh sách chi phí là phần tiệc cho sự kiện. Việc này thường được tổ chức dựa trên yêu cầu cụ thể của khách hàng và đơn vị tổ chức sự kiện sẽ đề xuất những lựa chọn tối ưu về cả chi phí và chất lượng. Các lựa chọn có thể bao gồm việc chọn thực đơn, có thể là từ nhà hàng hoặc quán ăn, tùy thuộc vào sự kiện cụ thể.

5. Chi phí cho các tiết mục giải trí

Hầu hết các sự kiện ngày nay đều tích hợp các tiết mục giải trí nhằm điều chỉnh không khí và tạo sự thoải mái cho người tham gia. Khi tổ chức các tiết mục giải trí này, doanh nghiệp cần quan tâm đến các chi phí liên quan, bao gồm chi phí cho âm nhạc, tiền công cho người biểu diễn, và chi phí cho diễn giả. Do đó, doanh nghiệp nên thảo luận và trao đổi với nhà tổ chức sự kiện về khía cạnh kinh phí này trước để có thể đưa ra những phương án tổ chức phù hợp với ngân sách.

6. Chi phí dự trù cho các tình huống phát sinh bất ngờ

Bất kỳ sự kiện nào, dù có được lên kế hoạch kỹ lưỡng như thế nào, cũng có thể phải đối mặt với những tình huống bất ngờ và phát sinh không thể dự đoán trước. Do đó, khi lên kế hoạch ngân sách cho một sự kiện, doanh nghiệp cần tính đến một khoản tiền dành riêng cho các chi phí xuất hiện bất ngờ.

ĐƠN VỊ CHO THUÊ THIẾT BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI

1. Những thiết bị tổ chức sự kiện ngoài trời HSV Media cung cấp:

- Màn Hình LED

- Âm Thanh Ánh Sáng

- Nhà Bạt

- Bàn Ghế

- Và các thiết bị khác như: dù che, backdrop,…

2. HSV Media – đơn vị cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện ngoài trời

HSV Media là một đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện ngoài trời. Bên cạnh đó, Chúng Tôi còn giúp bạn tư vấn và đề xuất các giải pháp phù hợp để đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ và đạt được hiệu quả như mong muốn. Nếu bạn đang tìm đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời uy tín, hãy để HSV Media là đối tác tin cậy của bạn trong việc biến ý tưởng thành hiện thực và tạo nên những sự kiện độc đáo và thành công.

Xem Thêm Các Dịch Vụ Khác Tại HSV Media

THÔNG TIN LIÊN HỆ CÔNG TY CHO THUÊ THIẾT BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN HSV MEDIA

Hotline: 0362.209.208

Website: https://hsvmedia.vn/

Địa Chỉ: 184/20 Lê Đình Cẩn, Phường Tân Tạo, Quận Bình Tân, TP.HCM