Tất Tần Tật Về Event Agency

Event Agency, hay còn gọi là công ty tổ chức sự kiện, là một doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức và quản lý các sự kiện như hội thảo, hội nghị, triển lãm, concert, tiệc tùng và nhiều loại sự kiện khác.

EVENT AGENCY BAO GỒM NHỮNG BỘ PHẬN NÀO?

Một agency tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sở hữu đội ngũ nhân sự đa dạng, mỗi vị trí đảm nhiệm những nhiệm vụ riêng biệt. Dưới đây là 4 vị trí cốt lõi thường gặp trong một agency:

1. Account Event

- Vai trò:

Điểm tiếp xúc chính giữa agency và khách hàng.

Thu thập yêu cầu, mong muốn của khách hàng để xây dựng ý tưởng phù hợp.

Giám sát tiến độ dự án, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

- Yêu cầu:

Kỹ năng giao tiếp, đàm phán xuất sắc.

Hiểu biết về thị trường, xu hướng tổ chức sự kiện.

Khả năng quản lý dự án hiệu quả.

2. Planner Event

- Vai trò:

Lên kế hoạch chi tiết cho từng hạng mục của sự kiện, từ ý tưởng, nội dung đến khâu thực thi.

Phân công nhiệm vụ cho các bộ phận liên quan.

Theo dõi và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.

- Yêu cầu:

Tư duy logic, óc tổ chức tốt.

Khả năng sáng tạo, đưa ra ý tưởng độc đáo.

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.

3. Creator Event

- Vai trò:

​​​​​​​ Chịu trách nhiệm về thiết kế hình ảnh, logo, backdrop, tài liệu cho sự kiện.

​​​​​​​ Đảm bảo tính thẩm mỹ và phù hợp với thông điệp, chủ đề của sự kiện.

​​​​​​​ Hợp tác chặt chẽ với Planner để hoàn thiện ý tưởng.

- Yêu cầu:

​​​​​​​ Kỹ năng đồ họa, thiết kế chuyên nghiệp.

​​​​​​​ Năng khiếu sáng tạo, bắt kịp xu hướng.

​​​​​​​ Khả năng làm việc độc lập và phối hợp nhóm tốt.

4. Production trainee/operator Event

- Vai trò:

​​​​​​​ Hỗ trợ các khâu hậu cần, kỹ thuật trong quá trình tổ chức sự kiện.

​​​​​​​ Set up, vận hành trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu.

​​​​​​​ Đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, an toàn.

- Yêu cầu:

​​​​​​​ Sức khỏe tốt, chịu khó di chuyển.

​​​​​​​ Khả năng làm việc nhóm hiệu quả.

​​​​​​​ Kỹ năng cơ bản về âm thanh, ánh sáng, sân khấu là một lợi thế.

Ngoài 4 vị trí chính trên, một agency tổ chức sự kiện còn có thể bao gồm các bộ phận khác như:

• Media: Chuyên trách quảng bá, truyền thông cho sự kiện.
• Content: Sản xuất nội dung cho sự kiện như video, bài viết.
• Logistics: Quản lý khâu hậu cần, vận chuyển.

Báo Giá Dịch Vụ Cho Thuê Thiết Bị Sự Kiện

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA MỘT EVENT AGENCY

Quy trình tổ chức sự kiện của một Agency chuyên nghiệp thường bao gồm các bước sau:

1. Tư vấn và Lên Kế Hoạch:

- Tư vấn: Hỗ trợ khách hàng lựa chọn loại hình sự kiện phù hợp với mục tiêu, ngân sách và đối tượng tham dự.

- Lập kế hoạch: Xây dựng kế hoạch chi tiết cho sự kiện, bao gồm:

​​​​​​​ Kịch bản chương trình: Lên kịch bản cụ thể cho từng phần của sự kiện, đảm bảo sự logic, thu hút và truyền tải thông điệp hiệu quả.

​​​​​​​ Timeline thực hiện: Lập lịch trình cụ thể cho từng hạng mục công việc, đảm bảo tiến độ được thực hiện đúng hạn.

​​​​​​​ Phân công công việc: Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên trong ekip, đảm bảo trách nhiệm và sự phối hợp hiệu quả.

​​​​​​​ Dự trù ngân sách: Lập dự toán chi phí cho từng hạng mục, đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả.

​​​​​​​ Kế hoạch truyền thông: Xây dựng chiến lược truyền thông phù hợp để thu hút khách tham dự và quảng bá thương hiệu.

​​​​​​​ Kế hoạch dự phòng: Lên kế hoạch dự phòng cho các tình huống phát sinh ngoài ý muốn, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

2. Chuẩn Bị và Triển Khai:

- Chuẩn bị: Thực hiện các công việc chuẩn bị cho sự kiện như:

​​​​​​​ Thuê địa điểm: Tìm kiếm và lựa chọn địa điểm phù hợp với nhu cầu và ngân sách của sự kiện.

​​​​​​​ Thiết kế: Thiết kế backdrop, banner, standee, tài liệu, v.v. theo yêu cầu của khách hàng.

​​​​​​​ Âm thanh - ánh sáng - sân khấu: Lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu đảm bảo chất lượng và phù hợp với chương trình.

​​​​​​​ Đặt tiệc: Đặt thức ăn, nước uống cho khách tham dự theo yêu cầu.

​​​​​​​ Quà tặng - tài liệu: Chuẩn bị quà tặng, tài liệu cho khách tham dự.

​​​​​​​ Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ: Liên hệ và chốt hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ như MC, ca sĩ, diễn viên (nếu có).

- Triển khai: Thực hiện các công việc tổ chức sự kiện như:

​​​​​​​ Set up: Set up địa điểm tổ chức sự kiện theo đúng kế hoạch.

​​​​​​​ Tiếp đón khách mời: Tiếp đón khách mời tham dự sự kiện một cách chu đáo và chuyên nghiệp.

​​​​​​​ Điều phối chương trình: Điều phối chương trình diễn ra theo đúng kịch bản, đảm bảo sự trôi chảy và thu hút.

​​​​​​​ Hỗ trợ hậu cần: Hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện.

3. Dọn Dẹp và Báo Cáo:

- Dọn dẹp: Dọn dẹp vệ sinh khu vực tổ chức sự kiện sau khi kết thúc.

- Thanh toán: Thanh toán các khoản chi phí cho các nhà cung cấp dịch vụ.

- Báo cáo: Báo cáo kết quả sự kiện cho khách hàng, bao gồm:

​​​​​​​ Đánh giá mức độ thành công: Đánh giá sự kiện dựa trên các tiêu chí đã đề ra trước đó.

​​​​​​​ Đề xuất cải tiến: Đề xuất các giải pháp cải tiến cho những sự kiện sau này.

Với vai trò đa dạng và chuyên nghiệp, Event Agency mang đến cho khách hàng sự an tâm và hài lòng khi tổ chức sự kiện, giúp họ đạt được mục tiêu truyền thông và quảng bá thương hiệu hiệu quả.

Lưu ý: Quy trình tổ chức sự kiện có thể thay đổi tùy theo loại hình sự kiện, quy mô và yêu cầu của khách hàng.

LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG DỊCH VỤ EVENT AGENCY

Việc tổ chức một sự kiện thành công đòi hỏi sự đầu tư về thời gian, công sức và nguồn lực. Lựa chọn sử dụng dịch vụ Event Agency mang lại cho bạn nhiều lợi ích thiết thực, giúp tối ưu hóa hiệu quả và giảm thiểu gánh nặng cho doanh nghiệp:

1. Tiết kiệm thời gian và công sức

Event Agency sẽ lo liệu mọi thứ từ khâu ý tưởng, lập kế hoạch chi tiết, liên hệ nhà cung cấp, thi công, quản lý nhân sự, đến việc dọn dẹp và tổng kết sau sự kiện. Nhờ vậy, bạn tiết kiệm được nguồn nhân lực, thời gian và công sức đáng kể, đồng thời giảm thiểu áp lực và căng thẳng trong quá trình tổ chức.

2. Chuyên nghiệp và hiệu quả

Đội ngũ nhân viên Event Agency được đào tạo bài bản, sở hữu chuyên môn cao và dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Họ am hiểu các quy trình, thủ tục, kỹ thuật tổ chức đa dạng loại hình sự kiện, từ hội thảo, hội nghị, triển lãm, ra mắt sản phẩm, đến các chương trình ca nhạc, giải trí hoành tráng. Nhờ sự chuyên nghiệp của mình, Event Agency sẽ đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ, đúng tiến độ, đạt được mục tiêu đề ra và mang lại hiệu quả cao nhất.

3. Sáng tạo và độc đáo

Event Agency luôn cập nhật những xu hướng mới nhất trong ngành tổ chức sự kiện, sở hữu đội ngũ nhân sự sáng tạo với khả năng tư duy đột phá và đưa ra những ý tưởng độc đáo. Họ sẽ giúp bạn xây dựng concept riêng biệt cho sự kiện, tạo dấu ấn ấn tượng và thu hút sự chú ý của khách tham dự. Nhờ sự sáng tạo và độc đáo, Event Agency sẽ giúp sự kiện của bạn nổi bật giữa vô vàn sự kiện khác, góp phần quảng bá thương hiệu và thu hút khách hàng tiềm năng hiệu quả.

4. Tiết kiệm chi phí

Với kinh nghiệm và mối quan hệ hợp tác lâu dài với các nhà cung cấp dịch vụ, Event Agency có thể giúp bạn tối ưu hóa chi phí tổ chức sự kiện. Họ sẽ lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách của bạn, đồng thời thương lượng giá cả cạnh tranh để đảm bảo tiết kiệm chi phí tối đa. Bên cạnh đó, Event Agency còn giúp bạn tránh được những khoản chi phí phát sinh không đáng có do thiếu kinh nghiệm hoặc sai sót trong quá trình tổ chức.

ĐƠN VỊ CHO THUÊ THIẾT BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN UY TÍN TẠI TP.HCM

HSV Media là đơn vị chuyên hợp tác với các công ty Event Agency. Chúng Tôi chuyên cung cấp – cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện bao gồm:

​​​​​​​ Màn Hình LED Sự Kiện

​​​​​​​ Hệ Thống Âm Thanh – Ánh Sáng Chuyên Nghiệp

​​​​​​​ Sân Khấu Lắp Ghép

​​​​​​​ Nhà Bạt – Bàn Ghế

​​​​​​​ Bộ CUE – thiết bị hỗ trợ trình chiếu,….

Với sự chuyên nghiệp cùng hệ thống thiết bị hiện đại, HSV Media vinh dự được các đối tác, khách hàng tin tưởng sử dụng dịch vụ. Đây là nguồn động lực lớn để Chúng Tôi phát triển nhằm mang đến những sự kiện thành công cho quý đối tác và quý khách hàng.

Báo Giá Dịch Vụ Cho Thuê Thiết Bị Sự Kiện

ĐƠN VỊ CHO THUÊ THIẾT BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN HSV MEDIA

Hotline: 0362.209.208

Website: https://hsvmedia.vn/

Địa Chỉ: 184/20 Lê Đình Cẩn, Phường Tân Tạo, Quận Bình Tân, TP.HCM