Hội Nghị - Hội Thảo

TỔ CHỨC HỘI THẢO HỘI NGHỊ LÀ GÌ?

1. Tổ chức hội thảo là gì?

Hội thảo là buổi họp mặt của một nhóm người tại một địa điểm và thời gian quy định với mục đích thảo luận về nội dung mà cả nhóm đang cùng quan tâm. Buổi hội thảo sẽ thảo luận, chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, kiến nghị hay tranh luận về các vấn đề trong nhiều lĩnh vực. Buổi hội thảo sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hình ảnh của thương hiệu, quảng bá sản phẩm - dịch vụ và tạo được lòng tin cho khách hàng. Ngoài ra, buổi hội thảo còn giúp doanh nghiệp giải quyết được các vấn đề còn đang dang dở.

2. Tổ chức hội nghị là gì?

Hội nghị là cuộc họp quan trọng có tổ chức với mục đích bàn về các vấn đề lớn như: công việc, kế hoạch hoặc chủ đề cụ thể nào đó để tổng kết quá trình hoạt động, qua đó, mọi người cùng nhau rút kinh nghiệm và đưa phương hướng mới để giúp công ty/doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn trong tương lai. Tùy thuộc vào mục đích tổ chức mà hội nghị sẽ có hình thức tổ chức khác nhau.

Ý NGHĨA CỦA VIỆC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ - HỘI THẢO

1. Xây dựng thương hiệu doanh nghiệp

Buổi hội thảo được xem như là một hoạt động marketing giúp quảng bá hình ảnh thương hiệu và nâng cao uy tín của doanh nghiệp. Các sự kiện hội thảo sẽ được tổ chức và trang trí theo chủ đề văn hóa của doanh nghiệp, từ đó, thông qua buổi hội thảo sẽ giúp đưa hình ảnh công ty đến gần với khách hàng hơn.

2. Tạo lòng tin cho khách hàng

Khi buổi hội thảo tổ chức với mục đích chia sẻ kinh nghiệm và kiến thức doanh nghiệp sẽ thu hút quan tâm của nhiều đối tượng. Đặc biệt, khi hội nghị - hội thảo diễn ra thành công, doanh nghiệp sẽ tạo được ấn tượng tốt đối với khách hàng, từ đó khách hàng sẽ có lòng tin với doanh nghiệp hơn.

3. Truyền thông quảng bá sản phẩm, dịch vụ

Hội thảo – hội nghị là cơ hội để doanh nghiệp lập kế hoạch truyền thông và quảng bá sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp trình chiếu những thước phim về sản phẩm và dịch vụ khi đón khách mời tham dự cũng vô tình khiến người xem ghi nhớ về lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp hơn.

QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ - HỘI THẢO

GIAI ĐOẠN 1: Chuẩn bị và lên kế hoạch tổ chức

1. Xác định mục tiêu

Mỗi một hội nghị luôn có những mục đích khác nhau. Khi bạn đã xác định mục đích tổ chức hội nghị - hôi thảo rõ ràng sẽ giúp cuộc họp tiết kiệm thời gian và mang lại hiệu quả tốt hơn. Tuy nhiên, có rất nhiều hội nghị gây lãng phí thời gian, lý do là người lên kế hoạch tổ chức không xác định được mục tiêu tổ chức, chính vì thế, cuộc thảo luận sẽ trở nên vô nghĩa, không có trọng tâm và không thu hút được người xem. Vì vậy việc xác định mục tiêu là bước khởi đầu vô cùng quan trọng khi muốn tổ chức hội nghị - hội thảo.

2. Lên danh sách khách mời tham dự

Việc lên danh sách khách mời tham dự sẽ giúp sự kiện dễ lên kế hoạch về các công tác quản lý và xác định quy mô hội nghị - hội thảo hơn. Quan trọng hơn là việc lên danh sách khách mời sẽ giúp doanh nghiệp chọn lọc được những khách mời và đối tác tiềm năng cho công ty.

3. Chọn địa điểm thích hợp

Số lượng khách mời sẽ quyết định quy mô tổ chức thích hợp. Từ đó, bạn sẽ dễ dàng tìm được không gian phù hợp để tổ chức hội nghị - hội thảo. Khi tìm địa điểm tổ chức, bạn nên lưu ý đến trang thiết bị của phòng họp, địa điểm thuận tiện đi lại,… Khi bạn lựa chọn địa điểm hợp lý sẽ giúp sự kiện hạn chế những rủi ro không đáng có.

4. Truyền thông về sự kiện

Khi hội thảo diễn ra được càng nhiều người biết đến thì cuộc hội thảo sẽ là một cơ hội giúp doanh nghiệp thuận lợi tìm kiếm khách hàng và đối tác tiềm năng.

Tùy thuộc vào quy mô và mục đích của một buổi hội thảo - hội nghị, sẽ có qua trình truyền thông khác nhau. Tuy nhiên, những bước cơ bản của quá trình truyền thông này sẽ bao gồm những bước cơ bản như sau:

Gửi thư mời cho các đơn vị truyền thông, phóng viên nhà báo.
Tạo thiệp mời cho khách mời
Chuẩn bị những tài liệu cơ bản để phát cho khách tham dự sự kiện và tài liệu về hội nghị cho người không tham gia.
Quà tặng cho khách đến tham dự và đơn vị truyền thông.

GIAI ĐOẠN 2: Tiến hành tổ chức hội thảo – hội nghị

1. Chuẩn bị nội dung chương trình hội thảo

Khi doanh nghiệp đã xác định được mục tiêu, đối tượng tham dự sự kiện thì chắc chắn việc chuẩn bị nội dung của cuộc hội thảo – hội nghị sẽ dễ dàng hơn. Tuy nhiên, bạn cần phải chú ý xây dựng chủ đề chính thật tốt và lên các ý tưởng chủ đề liên quan để cuộc hội thảo có thể diễn ra sôi nổi hơn.

2. Chuẩn bị và lắp đặt các thiết bị phòng họp

Hệ thống thiết bị như màn hình led, máy chiếu, tivi, âm thanh, ánh sáng,… sẽ giúp cho phần trình bày trong buổi hội nghị - hội thảo diễn ra mạch lạc và thu hút người tham dự hơn. Chính vì lẽ đó, doanh nghiệp nên đầu tư thuê các trang thiết bị chất lượng và hiện đại nhất để giúp nội dung và thông tin tại cuộc họp được truyền tải rõ ràng và hiệu quả hơn.

3. Chuẩn bị một bữa ăn nhẹ

Nếu lịch trình của hội nghị kéo dài thì bạn nên chuẩn bị một bữa ăn nhẹ hoặc tiệc nhỏ để nghỉ ngơi giữa giờ để tránh cho khách mời mệt mỏi khi phải tham dự trong thời gian quá dài. Bữa tiệc tuy nhỏ những sẽ giúp không gian cuộc họp thoải mái và khách mời cũng sẽ có thời gian thư giãn để tiếp tục tham dự cuộc họp.

4. Dự kiến thời gian tổ chức hội nghị - hội thảo

Bạn nên xác định thời gian diễn ra sự kiện để thông báo trước đến các khách mời tham dự để họ có thời gian sắp xếp công việc và đến tham dự cuộc họp đầy đủ. Thêm vào đó, bạn cần phải dự kiến thời gian buổi hội nghị - hội thảo sẽ diễn ra để có thể lên kế hoạch chuẩn bị và các phương án dự phòng tốt nhất. Bạn nên biết rằng lên kế hoạch tổ chức hội nghị càng chi tiết thì bạn sẽ càng đảm bảo được hội nghị diễn ra đúng tiến độ và giảm thiểu những rủi ro không mong muốn xảy ra.

Giai đoạn 3: Sau khi hội nghị kết thúc

Sau khi kết thúc buổi hội thảo, bạn nên tổng hợp bằng một video có thể khái quát lại một số vấn đề chính trong buổi họp để khách hàng nắm bắt nội dung chi tiết hơn.

Thêm vào đó, điều này sẽ rất hữu ích để đánh giá lại hiệu quả của buổi hội thảo. Từ đó, giúp cho đơn vị tổ chức sự kiện sẽ rút được kinh nghiệm cho những lần tổ chức hội nghị tiếp theo. Khi tiễn khách mời về, doanh nghiệp nên có những món quà tặng để gửi đến khách hàng, đây là một cách hiệu quả để doanh nghiệp chiếm được tình cảm của họ cũng như thu hút khách hàng tới dự những chương trình hội nghị sau.